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Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo di Venezia

Legalizzazione documenti

Si informa che a decorrere  dal'11 gennaio 2021  l'ufficio legalizzazioni di questa Prefettura svolgerà il servizio esclusivamente tramite appuntamento.

- Le prenotazioni degli appuntamenti dovranno essere effettuate collegandosi al link  http://www.utgvenezia.it/booking/   e registrandosi indicando generalità ed indirizzo mail.

Si dovrà poi accedere sempre allo stesso link con le credenziali ottenute in fase di registrazione e :

- Scegliere il giorno e l'orario disponibili;
- Compilare i campi obbligatori;
- Stampare la ricevuta, arrivata sulla propria mail, come conferma dell'appuntamento

Si avvisa che non sono previste altre modalità di prenotazione.

N.B. Si procederà alla legalizzazione in giornata per  non più di cinque documenti.
 
Dirigente Area IV: Viceprefetto Dott. Tommaso MONDELLO

Ubicazione Ufficio: San Marco, 2661 - Venezia
Indirizzo per la corrispondenza: Prefettura di Venezia - Area IV - Ufficio legalizzazione - San Marco, 2661 - 30124 Venezia
E-mail: immigrazione.pref_venezia(at)interno.it
P.E.C.: protocollo.prefve(at)pec.interno.it

L'ufficio legalizzazione riceve esclusivamente per appuntamento,

A partire dal 07/12/2020, l'utenza potrà prenotarsi tramite il portale prenotazioni della Prefettura di Venezia, raggiungibile, utilizzando preferibilmente i browser Chrome o Firefox, al seguente indirizzo web (accessibile anche da smartphone) :
 


registrandosi ed indicando generalità ed e-mail.

Si dovrà poi accedere sempre allo stesso link con le credenziali ottenute in fase di registrazione e:
- Scegliere il giorno e l'orario disponibili;
- Compilare i campi obbligatori (*);
- Salvare la ricevuta, arrivata sulla propria mail, come conferma dell'appuntamento.

Nel caso in cui l'utente presenti oltre 5 documenti all'appuntamento, si procederà al ritiro degli stessi e successivamente si provvederà a fissare un nuovo appuntamento per la restituzione della documentazione legalizzata.
Invece, se l'utenza privata dovesse presentare fino ad un massimo di 5 documenti, si cercherà di legalizzare a vista o nel più breve tempo possibile, compatibilmente con la mole documentale, l'afflusso di pubblico e la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari, e comunque entro trenta giorni (art. 2, comma 2, legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'interno 2 febbraio 1993, n. 284, Tabella allegata al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2012, n. 214), che potrebbero essere sospesi, per una sola volta e per un periodo non superiore a trenta giorni, per l'acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in possesso dell'amministrazione stessa, o non direttamente acquisibili presso altre pubbliche amministrazioni (art. 2, comma 7, legge n. 241/1990).

Al riguardo, l'utente potrà decidere di trasmettere per posta i documenti da legalizzare, avendo cura di indicare il paese straniero per cui serve il documento, l'indirizzo per la restituzione, l'indirizzo mail ed un recapito telefonico, una busta preaffrancata ed eventuale marca da bollo da 16 €.
La restituzione dei documenti legalizzati si potrà effettuare anche tramite corriere predisposto con le modalità concordate con gli operatori dell'Ufficio.

Si ricorda alla gentile utenza che sono ancora in vigore le restrizioni all'accesso al pubblico, disposte per contrastare l'emergenza epidemiologica da Covid - 19 e quindi non è consentito l'accesso a coloro che si presentano senza appuntamento.

Infine, si precisa che il portale di gestione delle prenotazioni è in fase di sperimentazione e che pertanto, attualmente, è possibile prenotarsi sino al 30 aprile 2021.


Chi può fare la richiesta:

Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento italiano all'estero.
Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento consolare estero in Italia.

Cosa fare

Chiunque può presentare, eventualmente con delega scritta, la documentazione da legalizzare o apostillare previo appuntamento, specificando lo Stato estero di destinazione.

Nel caso in cui i documenti siano composti da più pagine, ci si deve accertare che siano presenti i timbri di congiunzione tra le pagine, disposti dall'Autorità che ha emesso l'atto.
Si rammenta che, la Prefettura può legalizzare esclusivamente documenti rilasciati da autorità o rappresentanze diplomatiche consolari competenti territorialmente secondo le circoscrizioni consolari che possono essere individuate tramite gli elenchi curati dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.


Documentazione richiesta:

L'atto da legalizzare e gli eventuali allegati.
Gli atti ed i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare presente in Italia, che devono valere in Italia, s ono soggetti all'imposta di bollo (€ 16,00) , salvo i casi previsti dalle convenzioni internazionali vigenti. La eventuale marca da bollo (€ 16,00) va presentata allo sportello insieme all'atto da legalizzare .
Le circoscrizioni consolari estere in Italia possono essere individuate tramite gli elenchi curati dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiana.
In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.

La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.
La Prefettura provvede, per delega del Ministero degli Affari Esteri, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero.

La Prefettura legalizza:
• atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
• atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.
• Legalizzazione e Apostille, si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale; pertanto, non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati se non preventivamente sottoposti ad una trasformazione in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme);
• La normativa vigente, consente la legalizzazione esclusiva di atti e documenti con firma originale e non è permessa la legalizzazione di atti e documenti firmati digitalmente.

ATTENZIONE

L'apposizione dell'apostilla e la legalizzazione di atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica.

ATTENZIONE

Si comunica che le Camere di Commercio, industria, artigianato e agricoltura , provvederanno alla legalizzazione diretta dei propri atti (TIMBRO UPICA). Rimane ferma la competenza esclusiva della Prefettura sull'apposizione delle Apostille su atti e documenti della Camera di Commercio di Venezia per tutti i Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia (1961).

La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968 : Austria, Cipro, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Liechtenstein, Lussemburgo, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Moldova, Regno Unito, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia, Belgio .

La legalizzazione delle firme non è necessaria per tutti gli atti e i documenti rilasciati dalle autorità amministrative dei seguenti Stati: Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Lettonia ( Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 ), Germania ( Convenzione di Roma del 7 giugno 1969 ), Ungheria ( Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977 ).

I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della c.d. Apostille (ovvero un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell'Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione, fatte salve le esenzioni stabilite da accordi internazionali più favorevoli________________________________________


Apostille e legalizzazione nel mondo

Riferimenti normativi e circolari ministeriali:
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), art. 33 (Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero.
D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile, a norma dell'articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n.127).
Circolare del Ministero per la Funzione Pubblica 20 dicembre 1988, n. 26779 , con allegata la Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968.

Accordi e convenzioni internazionali

Regolamento (UE) 2016/1191 che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea
• Convenzione di amicizia e buon vicinato fra l'Italia e San Marino, conclusa a Roma il 31 marzo 1939 , come modificata dall'Accordo aggiuntivo alla convenzione di amicizia e di buon vicinato tra l'Italia e San Marino, firmata a Roma il 31 marzo 1939 , in materia di assistenza amministrativa, doppia cittadinanza e leva militare, con scambio di lettere tra l'Italia e San Marino, firmato a San Marino il 28 ottobre 1980
• Accordo tra l'Italia ed il Belgio relativo al reciproco rilascio gratuito degli atti di stato civile ed alla abolizione della loro legalizzazione concluso, a mezzo scambio di Note, a Roma il 24 ottobre 1950.
• Convenzione per il rilascio di alcuni estratti di atti dello stato civile destinati all'estero, firmata a Parigi il 27 settembre 1956 .
• Convenzione per il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazioni degli atti di stato civile e allegato, firmata a Lussemburgo il 26 settembre 1957.
• Convenzione riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l'Aja il 5 ottobre 1961-
• Accordo tra l'Italia e la Svizzera sull'esenzione dalla legalizzazione, sullo scambio degli atti dello stato civile e sulla presentazione dei certificati occorrenti per contrarre matrimonio, concluso a Berna il 16 novembre 1966.
• Convenzione europea (n. 63) relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici o consolari, adottata a Londra il 7 giugno 1968 .
• Convenzione tra la Repubblica italiana e la Repubblica federale di Germania in materia di esenzione dalla legalizzazione di atti, conclusa a Roma il 7 giugno 1969 .
• Convenzione relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile, firmata a Vienna l'8 settembre 1976 .
• Convenzione sull'assistenza giudiziaria in materia civile tra la Repubblica Italiana e la Repubblica Popolare Ungherese, firmata a Budapest il 26 maggio 1977 .
• Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti, firmata ad Atene il 15 settembre 1977 .
• Convenzione relativa al rilascio di un certificato matrimoniale, adottata a Monaco il 5 settembre 1980 .
• Accordo tra la Repubblica italiana e la Spagna sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a  Madrid il 10 ottobre 1983 .
• Convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità europee, firmata a Bruxelles il 25 maggio 1987 .
• Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Roma il 9 dicembre 1987 .
• Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica d'Austria in materia di esenzione dalla legalizzazione, trasmissione di atti di stato civile e semplificazione delle formalità preliminari per contrarre matrimonio, firmato a Vienna il 29 marzo 1990 .


Data pubblicazione il 26/09/2006
Ultima modifica il 14/12/2020 alle 08:55

 
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