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Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo di Udine

Legalizzazione documenti

LEGALIZZAZIONE
A partire da mercoledì 13 ottobre 2021 il servizio verrà garantito con le seguenti modalità:
• presentazione dei documenti: dalle ore 9.30 alle ore 11.00
• ritiro documenti: dalle ore 11.00 alle ore 12.00
Eventuali inderogabili urgenze dovranno essere debitamente comprovate all'atto della presentazione (es. bandi di gare, trasporto feretri, biglietti aerei etc.).
Apertura al pubblico: mercoledì dalle 9.30 alle 12.00
Ubicazione dell'Ufficio: Via Piave, 16 - Udine

AVVISO AGLI UTENTI
Si prega di rispettare le seguenti regole (D.P.C.M. 8 marzo 2020)
- Per evitare assembramento l'accesso allo sportello è subordinato al mantenimento della distanza tra le persone di almeno 1 metro;
- Indossare la mascherina con copertura di bocca e naso;
- Igienizzare le mani con l'utilizzo degli appositi dispenser a soluzione idroalcolica;
- Misurare la temperatura all'ingresso dell'edificio;
- Non è consentito l'accesso ad accompagnatori ad eccezione di minori o utenti non autosufficienti;
- Rispettare l'orario indicato.
È possibile inviare la documentazione oggetto di legalizzazione/apostille anche per posta (per posta ordinaria, raccomandata o corriere espresso) avendo cura di indicare:
• il paese estero di destinazione;
• un indirizzo di posta elettronica (per eventuali comunicazioni);
• un recapito telefonico (per eventuali comunicazioni);
• una busta affrancata e indirizzata per la restituzione;
• eventuali marche da bollo (solo se necessarie).
 
L'indirizzo di spedizione è il seguente:

Prefettura - U.T.G. di Udine
Ufficio Legalizzazione
Via Piave n. 16 - 33100 UDINE

L'ufficio non risponde dei tempi di spedizione che rimangono di esclusiva responsabilità di Poste Italiane.
A norma dell'art. 2, comma 2, legge 7 agosto 1990, n. 241 e del decreto del Ministro dell'Interno 2 febbraio 1993, n. 284, la legalizzazione degli atti viene effettuata entro 30 giorni dalla ricezione della documentazione.
Al fine di non sovraccaricare l'ufficio e consentire di velocizzare il procedimento amministrativo, si prega, se non strettamente necessario, di non richiedere informazioni/solleciti in merito allo stato di avanzamento della procedura.
La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa (art. 1, comma 1, lettera l), D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, come sostituito dall'art. 1, comma 1, D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137).
Come si evince dalla definizione, la legalizzazione (come anche l'Apostille ) è in sostanza un'autentica di firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato (o apostillato ).
Legalizzazione e Apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale (comunitaria, pattizia, etc.): pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una "trasformazione" in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).
E' esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.
Fanno eccezione solo gli atti e i documenti scansionati e trasmessi via P.E.C., dalla Commissione per le Adozioni Internazionali, direttamente alla Prefettura - U.T.G. La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo provvede, per delega dei vari Ministeri, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero.
La Prefettura -U.T.G. legalizza:
- atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
- atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.

I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della postilla c.d. " Apostille" (prevede un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell''Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione.

La legalizzazione e l'apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda sullo stesso atto o documento), mentre può averla l'atto o il documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato di destinazione.

Dal 16/02/2019 sono esenti da legalizzazione e apostille i documenti pubblici previsti dall' art.2 commi 1 e 2, del regolamento UE 2016/1191. 

  ATTENZIONE

DOCUMENTI RILASCIATI DAI COMUNI

La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «AI SENSI DELL' ART. 40, D.P.R. 28 DICEMBRE 2000, N. 445, IL PRESENTE CERTIFICATO È RILASCIATO SOLO PER L'ESTERO». Si raccomanda pertanto di precisare al funzionario comunale che l'atto deve essere utilizzato all'estero. (dicitura che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali).

Questo Ufficio Legalizzazione non procederà alla legalizzazione dei certificati riportanti ANCHE la dicitura:
"Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi".

Gli atti e documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell' Apostille (punti n. 2, 3, 4 del modello pubblicato - nell'originale francese - nel sito ufficiale dell' HCCH).
 

DOCUMENTI SCOLASTICI

Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, con sede nella provincia di Udine, devono essere preventivamente autenticati dall'Ufficio Scolastico Regionale per il FVG - Ufficio VI - Ambito territoriale per la provincia di Udine, con sede in Via Armando Diaz, 60, avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura - U.T.G. per il successivo utilizzo all'estero.
 

DOCUMENTI DI COMPETENZA DELLA PROCURA

Le dichiarazioni rese presso un notaio a firma di soggetti privati, gli atti giudiziali e notarili e le traduzioni effettuate a cura di un traduttore giurato iscritto all'albo del Tribunale devono essere legalizzati presso la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione.


DOCUMENTI DI COMPETENZA DELLE C.C.I.A.A.

Si comunica che dall' 1ottobre 2016, le Camere di Commercio, Industria, Artigianato ed Agricoltura provvedono alla legalizzazione diretta dei propri atti (Timbro UPICA) ai sensi del Decreto del Ministro dell'Industria, del Commercio e dell'Artigianato del 12 luglio 2000. 

Rimane ferma la competenza esclusiva della Prefettura sull' apposizione delle Apostille su atti e documenti della Camera di Commercio di Udine, valida solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961.

 

REGIME FISCALE (IMPOSTA DI BOLLO)
  • Atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia sono soggetti a marca da bollo nella misura fissa (€ 16,00).
  • Gli atti rilasciati in marca da bollo verranno legalizzati previa apposizione di una ulteriore marca da bollo (€ 16,00). 
  • Sono esenti da imposta di bollo atti, scritti e documenti relativi al procedimento di adozione.
  • Sono esenti da imposta di bollo le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.
  • Sono esenti da imposta di bollo gli atti formati in Italia rilasciati in esenzione di bollo.
  • Per ulteriori atti esenti da marca da bollo si fa riferimento alla disciplina dell'imposta di bollo D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, Tariffa allegato B.
 

ATTI FORMATI ALL'ESTERO
 
Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.  
 

Chi può fare la richiesta:
  • Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento italiano all'estero.
  • Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento consolare estero in Italia.
 
Il servizio Legalizzazione viene garantito con le seguenti modalità:
I documenti da legalizzare/apostillare dovranno essere spediti (per posta ordinaria, raccomandata o corriere espresso) avendo cura di indicare:
  • il paese estero di destinazione;
  • un recapito telefonico (per eventuali comunicazioni);
  • allegare una busta affrancata e indirizzata;
  • allegare eventuali marche da bollo (solo se necessarie).
L'indirizzo di spedizione è il seguente:
Prefettura - U.T.G. di Udine
Ufficio Legalizzazione
Via Piave, 16
33100 Udine
 
NOTA BENE  
A norma dell'art. 2, comma 2, legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'Interno 2 febbraio 1993, n. 284, la legalizzazione degli atti e documenti è prevista entro trenta giorni dalla ricezione della documentazione.
Qualora non pervenga dall'Amministrazione alcuna richiesta di integrazione documentale, al fine di non sovraccaricare l'ufficio e consentire di velocizzare il procedimento amministrativo, si prega, se non strettamente necessario, di non richiedere informazioni/solleciti in merito allo stato di avanzamento della procedura.
L'ufficio, inoltre, non risponde dei tempi di spedizione che rimangono di esclusiva responsabilità di Poste Italiane.
Eventuali urgenze, debitamente comprovate (bandi di gare, biglietti aerei etc.) dovranno essere richieste al seguente indirizzo di posta elettronica: area4.pref_udine(at)interno.it (casella non abilitata a ricevere PEC. Eventuali P.E.C. inviate alla suddetta casella non riceveranno risposta e non verranno acquisite).
 
Dirigente: dott. Luca IERVOLINO
 
Riferimenti normativi:
  • Regolamento UE 2016/1191
  • D.P.R. 28/12/2000, n. 445
  • D.P.R. 3/11/2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e semplificazione dell'ordinamento dello Stato civile)
  • Convenzione di Atene del 15 settembre 1977
  • Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961
  • Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968
  
 

Data pubblicazione il 26/09/2006
Ultima modifica il 28/10/2021 alle 20:10

 
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