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Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo di Siena

Legalizzazione documenti

 
La legalizzazione di firma consiste nell'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa.
Importante: sia la legalizzazione che l'Apostille non certificano in alcun modo l'autenticità del contenuto del documento legalizzato o apostillato .
La legalizzazione e l'Apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso documento), mentre può averla il documento legalizzato o apostillato , in base alle leggi dello Stato dove deve essere utilizzato.
La Prefettura - Ufficio territoriale del Governo provvede alla legalizzazione delle firme o all'apposizione dell' Apostille sugli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero davanti ad autorità estere, nonché alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione o dell' Apostille  stabilite da leggi o da accordi internazionali.
Generalmente, gli atti e documenti formati in Italia e da valere davanti ad autorità estere, una volta legalizzati dalla Prefettura - Ufficio territoriale del Governo, devono essere nuovamente legalizzati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per lo Stato di destinazione, sempreché la legge di quello Stato preveda la necessità di questa seconda legalizzazione: al riguardo, si consiglia di informarsi preventivamente presso la competente rappresentanza diplomatica o consolare (l' Apostille elimina sempre la necessità di questa seconda legalizzazione, ma può essere utilizzata solo negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja citata sotto).

  ATTENZIONE

La legalizzazione degli atti giudiziari e notarili è di competenza della Procura della Repubblica presso il Tribunale territorialmente competente.

Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero, fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione.
 

Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Siena, devono essere preventivamente autenticati dall'Ufficio Scolastico Regionale per la Toscana . Ufficio XVIII - Ambito territoriale per la provincia di Siena (ex Provveditorato agli studi di Siena e successivamente Ufficio Scolastico Provinciale di Siena), con sede in Via Piazza Amendola 29 Siena, avendo cura di avvertire il personale di quest'ufficio che i documenti sono poi destinati alla Prefettura-U.T.G. di Siena per il successivo utilizzo all'estero.

 La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.
La legalizzazione delle firme non è necessaria per tutti gli atti e i documenti rilasciati dalle autorità amministrative dei seguenti Stati: Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1969), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977).
 
I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della c.d. Apostille (ovvero un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell'Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione, fatte salve le esenzioni stabilite da accordi internazionali più favorevoli.
Importante : i documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell'Apostille (punti n. 2, 3, 4 del modello pubblicato - nell'originale francese - nel sito ufficiale).
In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o a postillare documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o  apostillare documenti firmati digitalmente.
 
 
La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministero per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui documenti rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell'art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000,  n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi documento da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare ), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che tuttavia viene omessa nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).
 

Il trattamento fiscale (ovvero l'imposta di bollo) di legalizzazioni e Apostille dipende dalla natura e dalla finalità dei documenti da legalizzare o apostillare : si può consultare una breve guida a sull'argomento.

 

La provenienza comunitaria della documentazione amministrativa non è finora di per sé motivo - nonostante una diffusa credenza in tale senso - per un'esenzione generalizzata dalla legalizzazione e formalità equivalenti: per un approfondimento, è possibile consultare una breve guida sull'argomento.

 

La traduzione dei documenti  in e dall'italiano non è di competenza di questo ufficio.

Nella  pagina web del Servizio Cittadinanza e' disponibile una guida alle forme di legalizzazione e traduzione richieste per l'utilizzo in Italia dei documenti necessari per la richiesta della cittadinanza italiana , a seconda dello Stato di provenienza: tale guida puo' comunque essere utilmente impiegata ai fini orientativi anche per altre tipologie di documentazione e per l'utilizzo all'estero di documenti italiani, stante la puntuale indicazione di convenzione e accordi internazionali applicabili.
 
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Dirigente:  Dr. Claudio Faloci , Vice Prefetto aggiunto
Responsabile del procedimento/Addetto: Sig.ra Lucia Daldin - Sig.ra Maria Giorgio
Orario di apertura al pubblico: dal Lunedì al Venerdì, dalle ore 9 alle 11
 
Telefono: 0577/201449
Fax: 0577/201590
Indirizzo di posta elettronica: maria.giorgio(at)interno.it       lucia.daldin(at)interno.it
 
 
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Chi può fare la richiesta:
Chiunque debba far valere all'estero davanti ad autorità estere atti e documenti formati in Italia.
Chiunque debba far valere in Italia atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia.


Cosa fare
Chiunque può presentare senza alcuna delega la documentazione da legalizzare direttamente presso l'ufficio, specificando lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana).
È anche possibile trasmettere per posta la documentazione da legalizzare, avendo cura di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana) e di allegare una busta affrancata e indirizzata, oltre alle eventuali marche da bollo necessarie: qualora necessario, è possibile concordare preventivamente in dettaglio la procedura, telefonicamente o tramite e-mail. 


Documentazione richiesta:
Gli atti da legalizzare o apostillare ed eventuali marche da bollo che saranno indicate dal personale incaricato del servizio, in base alla normativa vigente.

Tempi di erogazione del servizio:
La riconsegna dei documenti avviene nel più breve tempo possibile, compatibilmente con l'afflusso di pubblico e la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari, e comunque entro trenta giorni (art. 2 legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'interno 2 febbraio 1993, n. 284, Tabella allegata al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2012, n. 214).


Riferimenti normativi e circolari ministeriali:  
  • D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), art. 33 (Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero)
  • D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile, a norma dell'articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127)
  • Circolare del Ministro per la funzione pubblica 20 dicembre 1988, n. 26779, con allegata la Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968
Accordi e convenzioni internazionali (in ordine cronologico crescente):


Data pubblicazione il 26/09/2006
Ultima modifica il 06/04/2016 alle 08:29

 
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