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Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo di Roma

Legalizzazione documenti

 
Dirigente Area Reggente:  Viceprefetto aggiunto Dott. Fabio LUPO
 
Ubicazione Ufficio : Via Stendhal, 1 - Roma
Indirizzo per i corrieri: Via Stendhal, 1 - Roma, negli orari di apertura
Indirizzo per la corrispondenza : Prefettura di Roma - Area IV quinquies - Ufficio legalizzazione -  Via IV novembre 119/A - 00187 Roma
E-mail:  legalizzazione.pref_roma(at)interno.it  (NB: indirizzo non abilitato alla ricezione di P.E.C. Eventuali P.E.C. inviate alla suddetta casella non riceveranno risposta e non verranno acquisite. Si prega di inviare le P.E.C. all'indirizzo sottostante. Per eccezionali, imprevedibili e documentate ragioni di urgenza, è possibile chiedere un appuntamento all'indirizzo email legalizzazione.pref_roma(at)interno.it allegando copia del documento da legalizzare e del documento attestante le ragioni di imprevedibile urgenza - es. biglietti aerei già prenotati. Per queste richieste, si prega di non utilizzare la P.E.C. in quanto il sistema informatico non consente una risposta immediata ):
 
 
TEL: 0667295190 / 0667295186 / 0667295187  
 
L'ufficio legalizzazione riceve esclusivamente per appuntamento.
L'utenza privata sarà ricevuta il lunedì (12 persone), il martedì (24 persone) ed il venerdì (48 persone).
Ciascun utente privato può chiedere di far legalizzare sino ad un massimo di 5 documenti.
A partire dal 18 settembre 2020, l'utenza privata potrà prenotarsi tramite il portale prenotazioni della Prefettura di Roma, raggiungibile al seguente indirizzo web : https://prenotazioni.utgroma.it/ selezionando:  servizi disponibili - legalizzazione utente privato lunedì, martedì e venerdì. 

Le agenzie e coloro i quali devono legalizzare documenti per adozioni internazionali saranno ricevuti il lunedì (12 persone) e, dal 18 settembre 2020, tramite il portale prenotazioni di cui sopra raggiungibile al seguente indirizzo web : https://prenotazioni.utgroma.it/ selezionando: servizi disponibili - legalizzazione per agenzie e documenti per adozioni internazionali.

La legalizzazione di documenti a vista sarà consentita esclusivamente per i nulla osta al trasporto di salme.

Si ricorda la gentile utenza che sono ancora in vigore le restrizioni all'accesso al pubblico disposte per contrastare l'emergenza epidemiologica da covid - 19 e che, pertanto, per ragioni oggettive di impossibilità, non è consentito l'accesso di un numero di utenti superiore a quelli sopra indicati.
 

Per eccezionali, imprevedibili e documentate ragioni di urgenza, è possibile chiedere un appuntamento all'indirizzo email legalizzazione.pref_roma(at)interno.it allegando copia del documento da legalizzare e del documento attestante le ragioni di imprevedibile urgenza - es. biglietti aerei già prenotati. Per queste richieste, si prega di non utilizzare la P.E.C. in quanto il sistema informatico non consente una risposta immediata .

 
Infine, si precisa che il portale di gestione delle prenotazioni è in fase di sperimentazione e che pertanto, attualmente, è possibile prenotarsi sino al 30 aprile 2021.        


Chi può fare la richiesta:
 
 
Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento italiano all'estero.
Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento consolare estero in Italia.
 
Cosa fare
 
 
Chiunque può presentare senza alcuna delega la documentazione da legalizzare o apostillare previo appuntamento, specificando lo Stato estero di destinazione.
 
Verranno lavorati a vista massimo cinque (5) documenti. I documenti necessari per le adozioni potranno essere consegnati, anche in numero superiore a cinque, previa prenotazione online nella giornata appositamente dedicata .
 
Accertarsi, nel caso i documenti siano composti da più pagine che siano apposti i timbri di congiunzione tra le pagine a cura dell'Autorità  che ha emesso l'atto. E' possibile trasmettere per posta il documento avendo cura di indicare l'indirizzo al quale il documento dovrà essere restituito e  allegando necessariamente anche una busta preaffrancata e l'indirizzo per la restituzione, nonché la marca da bollo (€ 16,00) nel caso di legalizzazione di atti e documenti rilasciati da una Rappresentanza Diplomatica o Consolare presente in Italia, che devono valere in Italia.  Nella sezione "documenti scaricabili" è possibile scaricare il modulo per inoltrare le richieste via posta/corriere.
 
Si rammenta che, essendo la Prefettura un ufficio territoriale del Governo, essa può legalizzare esclusivamente documenti rilasciati da autorità o rappresentanze diplomatico - consolari aventi sede nella provincia di competenza. Pertanto, la Prefettura di Roma può legalizzare esclusivamente documenti rilasciati da autorità o rappresentanze diplomatico - consolari aventi sede a Roma e nella Città metropolitana di Roma.
Non potranno essere accettate richieste di legalizzazione di atti emanati da autorità aventi sede in altre province.
Le circoscrizioni consolari estere in Italia possono essere individuate tramite   gli elenchi curati dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
 
 
Documentazione richiesta:
 
L'atto da legalizzare e gli eventuali allegati.
Gli atti ed i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare presente in Italia, che devono valere in Italia, sono soggetti all'imposta di bollo (€ 16,00) , salvo i casi previsti dalle convenzioni internazionali vigenti. La marca da bollo (€ 16,00) va presentata allo sportello insieme all'atto da legalizzare .

Le circoscrizioni consolari estere in Italia possono essere individuate tramite  gli elenchi curati dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.

In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o  apostillare  atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o  apostillare  atti e documenti firmati digitalmente.
La riconsegna degli atti e documenti avviene possibilmente a vista o nel più breve tempo possibile, compatibilmente con la mole documentale, l'afflusso di pubblico e la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari, e comunque entro trenta giorni (art. 2, comma 2, legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'interno 2 febbraio 1993, n. 284, Tabella allegata al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2012, n. 214), che possono essere sospesi, per una sola volta e per un periodo non superiore a trenta giorni, per l'acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in possesso dell'amministrazione stessa o non direttamente acquisibili presso altre pubbliche amministrazioni (art. 2, comma 7, legge n. 241/1990).
 
La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un  documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.
La Prefettura provvede, per delega del Ministero degli Affari Esteri, alla legalizzazione delle  firme su documenti da e per l'estero.
 
La Prefettura legalizza:
  • atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
  • atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.
  • Legalizzazione e Apostille, si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale; pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati se non preventivamente sottoposti ad una trasformazione in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge ( autentica, copia conforme);
  • La normativa vigente, consente la legalizzazione esclusiva di atti e documenti con firma originale e non è permessa la legalizzazione di atti e documenti firmati digitalmente.
 
ATTENZIONE  
 
L'apposizione dell'apostilla e la legalizzazione  di atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica; l'Ufficio di Roma è in Via Gregorio VII, n. 122 con l'apertura al pubblico: lunedì e  giovedì 9-15; martedì, mercoledì e venerdì 9-13.
 
ATTENZIONE
Si comunica che le Camere di Commercio, industria, artigianato e agricoltura, provvederanno alla legalizzazione diretta dei propri atti (TIMBRO UPICA). Rimane ferma la competenza esclusiva della Prefettura sull'apposizione delle Apostille su atti e documenti della Camera di Commercio di Roma per tutti i Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia (1961). 
ATTENZIONE
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, di tutti gli ISTITUTI PARITARI (privati) di Roma e Provincia, devono essere preventivamente autenticati dall'UFFICIO SCOLASTICO REGIONALE per il Lazio in Viale Giorgio Ribotta, 41.
Tutti gli atti emessi degli ISTITUTI PUBBLICI (statali) sono di competenza diretta della Prefettura.
ATTENZIONE
Gli atti e i documenti emessi dallo STATO VATICANO, non sono di competenza della Prefettura bensì, dei rispettivi Consolati di destinazione accreditati presso la SANTA SEDE, mentre quelli che dovranno essere utilizzati sul territorio Italiano, dovranno essere sottoposti all'attenzione dell'Ambasciata Italiana presso la Santa Sede (Via delle belle arti, 2 tel. 063264881)
La legalizzazione
 
La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968: Austria, Cipro, Francia, Germania, Grecia,  Irlanda, Liechtenstein, Lussemburgo, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Moldova, Regno Unito, Romania,  Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia, Belgio .
 
La legalizzazione delle firme non è necessaria per tutti gli atti e i documenti rilasciati dalle autorità amministrative dei seguenti Stati: Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Lettonia ( Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 ), Germania ( Convenzione di Roma del 7 giugno 1969 ), Ungheria ( Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977 ).
 
I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della c.d. Apostille (ovvero un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell'Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione, fatte salve le esenzioni stabilite da accordi internazionali più favorevoli.   M.A.E. - Traduzione e legalizzazione dei documenti.
 
 
Apostille e legalizzazione nel mondo
 
Riferimenti normativi e circolari ministeriali:  
Accordi e convenzioni internazionali  
  • Convenzione di amicizia e buon vicinato fra l'Italia e San Marino, conclusa a Roma il 31 marzo 1939, come modificata dall'Accordo aggiuntivo alla convenzione di amicizia e di buon vicinato tra l'Italia e San Marino, firmata a Roma il 31 marzo 1939 , in materia di assistenza amministrativa, doppia cittadinanza e leva militare, con scambio di lettere tra l'Italia e San Marino, firmato a San Marino il 28 ottobre 1980
  • Accordo tra l'Italia ed il Belgio relativo al reciproco rilascio gratuito degli atti di stato civile ed alla abolizione della loro legalizzazione concluso, a mezzo scambio di Note, a Roma il 24 ottobre 1950 .
  • Convenzione per il rilascio di alcuni estratti di atti dello stato civile destinati all'estero, firmata a Parigi il 27 settembre 1956 .
  • Convenzione per il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazioni degli atti di stato civile e allegato, firmata a Lussemburgo il 26 settembre 1957
  • Convenzione riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l'Aja il 5 ottobre 1961
  • Accordo tra l'Italia e la Svizzera sull'esenzione dalla legalizzazione, sullo scambio degli atti dello stato civile e sulla presentazione dei certificati occorrenti per contrarre matrimonio, concluso a Berna il 16 novembre 1966
  • Convenzione europea (n. 63) relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici o consolari, adottata a Londra il 7 giugno 1968 . 
  • Convenzione tra la Repubblica italiana e la Repubblica federale di Germania in materia di esenzione dalla legalizzazione di atti, conclusa a Roma il 7 giugno 1969.
  • Convenzione relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile, firmata a Vienna l'8 settembre 1976.
  • Convenzione sull'assistenza giudiziaria in materia civile tra la Repubblica Italiana e la Repubblica Popolare Ungherese, firmata a Budapest il 26 maggio 1977.
  • Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti, firmata ad Atene il 15 settembre 1977.
  • Convenzione relativa al rilascio di un certificato matrimoniale, adottata a Monaco il 5 settembre 1980 .
  • Accordo tra la Repubblica italiana e la Spagna sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Madrid il 10 ottobre 1983 .
  • Convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità europee, firmata a Bruxelles il 25 maggio 1987 .  
  • Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Roma il 9 dicembre 1987.
  • Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica d'Austria in materia di esenzione dalla legalizzazione, trasmissione di atti di stato civile e semplificazione delle formalità preliminari per contrarre matrimonio, firmato a Vienna il 29 marzo 1990 .
   

Data pubblicazione il 26/09/2006
Ultima modifica il 19/01/2021 alle 11:13

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