Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo di Bergamo

 

Ubicazione dell'Ufficio: Via Zelasco, 3 - 24122 Bergamo (Sportelli siti al piano terra)

Email dell'ufficio: immigrazione.pref_bergamo(at)interno.it

P.E.C.: immigrazione.prefbg(at)pec.interno.it

 

Dirigente dell'Area: Dott.ssa Francesca Iacontini

Email Dirigente dell'Area: francesca.iacontini(at)interno.it

 

Responsabile del procedimento

Sig.ra Brunella Baiocchi - Tel. 035/276412 - email: brunella.baiocchi(at)interno.it

 

Addetti:

Sig. Claudio Oliverio - Tel. 035/276646 - email: claudio.oliverio(at)interno.it

 

 

 

Martedì dalle 09:00 alle 12:00 - Esclusivamente per la consegna della documentazione (Max 5 documenti a persona)

 

Giovedì dalle 09:00 alle 12:00 - Esclusivamente per il ritiro della documentazione

 

Ticket: "LEGALIZZAZIONE"

 

 

 

ALLO SCOPO DI AGEVOLARE IL CONTROLLO DA PARTE DELLE AUTORITÀ ESTERE INTERESSATE, SI PUBBLICA IL QUADRO DEGLI SPECIMEN DI FIRMA DEL PERSONALE DELEGATO ALLA LEGALIZZAZIONE E AL RILASCIO DELLE APOSTILLE, NONCHÉ DEI TIMBRI UTILIZZATI:

 

 

 

 

La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui documenti rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell'art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero» : si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi documento da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare ), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che tuttavia viene omessa nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).

 

 

 

 

Dal 2 gennaio 2017 gli utenti che vorranno usufruire del servizio di legalizzazione, dovranno depositare - nella sola giornata del martedì - (personalmente o per mezzo di idoneo soggetto delegato) la documentazione relativa ( per un massimo di nr. 5 documenti a interessato e/o delegato ).

Detta documentazione potrà essere ritirata - nella sola giornata del giovedì - alla successiva apertura dello sportello.

L'interessato dovrà indicare lo Stato ove il/i documento/i dovrà/nno essere utilizzato/i ed allegare copia di un documento di riconoscimento secondo le modalità successivamente meglio specificate (Cittadino extracomunitario: Permesso di soggiorno / Cittadino comunitario: Attestazione di iscrizione anagrafica per cittadini UE / Cittadino italiano: Carta d'identità o passaporto )

Al momento della consegna della documentazione, verrà restituita una "ricevuta di consegna" che dovrà essere presentata al momento del ritiro.

 

Gli interessati potranno delegare altri soggetti alla consegna e/o al ritiro della documentazione utilizzando i seguenti modelli scaricabili da questo sito:

- Modello-delega-consegna-documenti

- Modello-delega-ritiro-documenti

La documentazione verrà verificata dagli operatori solo in un momento successivo al ritiro.

Eventuali errori riscontrati nella documentazione, eventuali difetti di incompetenza ed eventuali ulteriori motivi che non consentiranno di legalizzare/apostillare il/i documento/i potranno pertanto essere comunicati solo al momento della riconsegna della documentazione

 

 

 

In caso di s ituazioni con particolare urgenza , si prega di inviare una comunicazione all'indirizzo email immigrazione.pref_bergamo(at)interno.it o telefonare ai seguenti recapiti: 03527.6646 - .6412 , indicando le motivazioni della richiesta, opportunamente documentate e circostanziate, specificando la tipologia ed il numero di documenti da legalizzare.

Per la legalizzazione dei passaporti mortuari , stante l'urgenza e imprevedibilità della richiesta, è previsto un accesso diretto senza alcuna formalità (Terzo piano - Stanza 6 e/o 6 bis).

Le aziende/società potranno accedere, previe intese telefoniche, presso gli uffici siti al terzo piano (Stanza 6 e/o 6 bis)

Gli atti da legalizzare per adozione potranno essere consegnati ogni martedì con accesso libero dalle ore 9:00 alle ore 12:00 in via Zelasco, 3 (Terzo piano - Stanza 1/Sportello informazioni) La restituzione degli atti legalizzati potrà avvenire previo contestuale accordo ed in base alle possibilità dell'Ufficio. Al riguardo gli interessati vorranno depositare con la documentazione, una breve nota accompagnatoria con la quale si richiede il servizio di legalizzazione, si indica lo Stato di destinazione dei documenti e si fornisce un recapito telefonico per concordare la riconsegna.

 

 

La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.

La legalizzazione è un'autentica di firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato. La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo - provvede, per deleghe ministeriali, alla legalizzazione delle firme su documenti da e per l'estero.

 

 

 

La normativa vigente consente la legalizzazione esclusiva di atti e documenti con firma originale e non è permessa la legalizzazione di atti e documenti firmati digitalmente.

Fanno eccezione solo gli atti e documenti scansionati e trasmessi via P.E.C. (posta elettronica certificata) dalla Commissione per le Adozioni Internazionali direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo.

Le dichiarazioni rese a firma di soggetti privati che debbano essere riconosciute all'estero, devono essere rese dal notaio (in tal caso la legalizzazione è di competenza della Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione) o in alternativa devono essere rese mediante dichiarazione sostitutiva di notorietà da effettuarsi in comune.

Per gli atti giudiziali e notarili , la competenza per la legalizzazione è della Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione.

 

 

Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

 

La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.

 

I documenti da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità dell'"apostille", che costituisce una forma di legalizzazione speciale mediante apposizione di un timbro particolare attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell'Autorità rilasciante.

 

Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Bergamo, devono essere preventivamente autenticati dall' Ufficio scolastico per la Lombardia - Ambito territoriale di Bergamo - via Pradello, 12 - 24121 Bergamo - Tel. 035 284 111 (ex Provveditorato agli studi di Bergamo e successivamente Ufficio Scolastico Provinciale di Bergamo), avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che i documenti sono poi destinati alla Prefettura-U.T.G. di Bergamo per il successivo utilizzo all'estero.

 

 

Si comunica che le Camere di Commercio, Industria, Artigianato ed Agricoltura provvederanno alla legalizzazione diretta dei propri atti .

Rimane ferma la competenza esclusiva della Prefettura sull'apposizione delle Apostille su atti e documenti della Camera di Commercio di Bergamo , valida solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja in data 5 ottobre 1961.

 

 

 

I documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell'Apostille (punti n. 2, 3, 4 del modello pubblicato - nell'originale francese - nel sito ufficiale).

Analogamente, i documenti che prevedono la formalità della legalizzazione, devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso il timbro indelebile dell'ente emittente.

 

 

Il trattamento fiscale (ovvero l'imposta di bollo) di legalizzazioni e Apostille dipende dalla natura e dalla finalità dei documenti da legalizzare o apostillare :

* gli atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia prevedono sempre l'assolvimento dell'imposta di bollo (euro 16,00)

* se il documento (formato in Italia) da legalizzare o apostillare è in bollo, lo sarà anche la relativa legalizzazione o Apostille;

* se il documento (formato in Italia) da legalizzare o apostillare è stato rilasciato in esenzione dal bollo e con una chiara indicazione della motivazione e della norma applicata , lo sarà anche la relativa legalizzazione o Apostille ;

* eventuali casistiche particolari, non rientranti nelle due ipotesi precedenti, saranno valutate, al momento della richiesta, dagli addetti al Servizio Legalizzazioni.

La provenienza comunitaria della documentazione amministrativa non è finora di per sé motivo per un'esenzione generalizzata dalla legalizzazione e formalità equivalenti.

 

 

Chiunque debba far valere all'estero davanti ad autorità estere atti e documenti formati in Italia.

Chiunque debba far valere in Italia atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia.

Cosa fare

Chiunque può presentare la documentazione da legalizzare direttamente presso l'ufficio, specificando lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana), all'interessato verrà richiesto:

- Cittadino italiano : esibizione di un documento d'identità in corso di validità;

- Cittadino comunitario : Attestazione di iscrizione anagrafica per cittadini UE;

- Cittadino extracomunitario : esibizione del permesso di soggiorno in corso di validità*

*I cittadini extracomunitari privi di permesso di soggiorno dovranno presentare il passaporto e idonea dichiarazione di ospitalità. Qualora il permesso di soggiorno fosse in fase di rinnovo, andranno presentate insieme al documento scaduto le relative ricevute di rinnovo

Tale documentazione può essere altresì presentata da un soggetto terzo munito di regolare delega accompagnata da copia del documento di identità come sopra indicato.

Spedizione via posta:

È anche possibile trasmettere per posta la documentazione da legalizzare , avendo cura di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana) e di allegare una busta affrancata e indirizzata, oltre alle eventuali marche da bollo necessarie.

 

Indirizzo di spedizione :

 

Nella busta di spedizione è necessario inserire:

la documentazione da legalizzare

una lettera accompagnatoria in cui è indicato il Paese estero di destinazione

copia del documento di identità come sopra indicato per la presentazione allo sportello

una busta già affrancata e già indirizzata per la nostra spedizione

marche da bollo, se necessarie

Francobolli:

busta da 21 a 50 grammi inserire francobolli di euro 1.90

busta da 50 a 100 grammi inserire bolli di euro 2.10

 

Riferimenti normativi e circolari ministeriali:

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), art. 33 (Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero)

D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile, a norma dell'articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127)

Circolare del Ministro per la funzione pubblica 20 dicembre 1988, n. 26779, con allegata la Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968