Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo di Arezzo

Legalizzazione documenti

Legalizzazione documenti
La "Legalizzazione" consiste nell'attestazione della qualità legale del Pubblico Ufficiale che ha apposto la propria firma su un  documento (atti, copie ed estratti), nonché dell'autenticità della firma stessa.
La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo provvede, per delega del Ministero degli Affari Esteri, alla legalizzazione delle  firme su documenti da e per l'estero.
La Prefettura-U.T.G. legalizza: 
  • atti e documenti formati in Italia affinché abbiano valore all'estero;
  • atti e documenti formati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, affinché abbiano valore in Italia.
 
ATTENZIONE  
La Prefettura può legalizzare/apostillare solo atti amministrativi rilasciati da Enti pubblici.
Per gli atti rilasciati dalle Camere di Commercio, la legalizzazione è di competenza della Camera di Commercio mentre le Apostille sono di competenza della Prefettura.
La legalizzazione degli atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica.
La legalizzazione di atti e documenti formati all'estero e da valere in Italia deve essere effettuata dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana presente nel Paese che ha redatto il documento.
I documenti formati o da valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della postilla c.d. "Apostille" (prevede un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell''Autorità rilasciante), in luogo della legalizzazione.
 
Chi può fare la richiesta:
Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento italiano all'estero.
Tutti i cittadini italiani o stranieri che devono far valere un documento consolare estero in Italia. 
 
Cosa fare  
Modulo di richiesta da scaricare (modello richiesta legalizzazione apostille)
I documenti da legalizzare devono essere consegnati allo Sportello compilando l'apposito modulo di richiesta con l'indicazione degli estremi del documento di identità; se trattasi di cittadino straniero vanno indicati gli estremi del documento relativo al regolare soggiorno in Italia (attestazione comunale di soggiorno per i cittadini comunitari - permesso/carta di soggiorno per i cittadini extracomunitari - oppure la dichiarazione di presenza/ospitalità timbrata dalla Questura e passaporto).
I documenti devono essere presentati dall'intestatario degli stessi o altra persona munita di delega scritta e copia della carta d'identità di entrambi.
Nel caso in cui sia il delegante che il delegato fossero cittadini extracomunitari, devono avere con sé il permesso di soggiorno.
Per i cittadini italiani e comunitari è sufficiente la carta d'identità.
Escluso le urgenze, debitamente documentate e motivate, e che saranno valutate dal Dirigente dell'Area IV, i documenti saranno restituiti, presso lo SPORTELLO, entro il giorno lavorativo successivo.
E' possibile trasmettere per posta il documento avendo cura di indicare oltre ai propri dati e al proprio recapito telefonico, anche il motivo della legalizzazione e lo STATO ESTERO dove deve essere presentato il documento; deve essere altresì allegata una busta per la risposta munita di francobollo e con scritto l'indirizzo al quale deve essere inviata la documentazione legalizzata.
Per i documenti rilasciati da Ambasciate/Consolati esteri in Italia, occorre sempre una marca da bollo da euro 16,00.
Per la legalizzazione/Apostille di firme apposte su certificati comunali, copie conformi, etc. occorre una marca da bollo da euro 16,00 (esclusi i certificati di stato civile e gli altri documenti indicati nella Tabella B allegato D.P.R. 642/1972); per altri tipi di documenti, l'apposizione della marca da bollo sarà valutata al momento della presentazione del documento.
N.B.: La legalizzazione degli atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica. La legalizzazione di atti e documenti formati all'estero e da valere in Italia deve essere effettuata dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana presente nel Paese che ha redatto il documento.
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di AREZZO, devono essere preventivamente autenticati dall' Ufficio Scolastico Regionale - Ambito Territoriale di Arezzo avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e i documenti sono poi destinati alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo per il successivo utilizzo all'estero.
Per gli atti e documenti diretti in Cina (Repubblica Popolare Cinese), si dovrà specificare se si tratta delle Regioni Amministrative Speciali di Hong Kong o Macao (per le quali, in quanto ex colonie rispettivamente britannica e portoghese, continua ad applicarsi la Convenzione dell'Aja sull'Apostille, con la conseguenza che gli atti e documenti apostillati potranno essere direttamente utilizzati nelle due Regioni) o di tutto il resto della Cina (nel qual caso gli atti e documenti dovranno essere successivamente legalizzati dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare cinese in Italia, che per la Regione TOSCANA è il Consolato Generale Cinese in Firenze).
Gli atti e documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell'Apostille (punti n. 2, 3, 4 del modello pubblicato - nell'originale francese - nel sito ufficiale dell'HCCH).
In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente. La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell' art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi certificato da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica). Il trattamento fiscale (ovvero l'imposta di bollo) di legalizzazione e Apostille dipende dalla natura dalla finalità degli atti e documenti da legalizzare o apostillare.
In linea di massima, in base alle deleghe, la ripartizione di competenze per l'apposizione delle Apostille è valida anche per la legalizzazione, ma con alcune eccezioni: la più rilevante per la materia qui trattata è quella delle Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato del 12 luglio 2000 (diramato con Circolare del 13 luglio 2000 Prot. 651623 del Ministero dell'industria, del commercio e dell'artigianato, corrispondente all'attuale Ministero dello sviluppo economico) e che pertanto provvedono direttamente alla legalizzazione dei loro atti. È invece, come detto, di competenza prefettizia l'apposizione dell'Apostille sugli atti e documenti della Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura, valida ovviamente solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961. Inoltre tali documenti sono soggetti a imposta di bollo (16 Euro) fatto salvo alcuni casi di esenzione che verranno valutati al momento della richiesta.
 
 
Dirigente Dell'Area:Dott. Claudio FALOCI
Email Dirigente Dell'Area: claudio.faloci(at)interno.it

Legalizzazione Documenti

I numeri telefonici saranno contattabili esclusivamente LUNEDI' - MERCOLEDI' - VENERDI' dalle ore 09.00 alle ora 13.00.
Responsabile del procedimento: Dirigente Aera IV - Dr. Claudio Faloci
claudio.faloci@interno.it
Addetto: Oriana Danelutto, Cristina Carloni, Piera Prisinzano
Ricevimento: Per appuntamento
Ubicazione dell'Ufficio: Via Frà Guittone, 8/a (ex Questura)
Email dell'ufficio:
Telefoni:
Fax:
  • 0575318512 

 

 
 
 
Riferimenti normativi e prassi (Circolari, testi ufficiali, etc.):
L'esenzione dalla legalizzazione o dall' Apostille può anche dipendere dalla normativa interna dello Stato di destinazione: ad esempio la Spagna, per il riconoscimento delle qualifiche professionali ai sensi della Direttiva 2005/36/CE , ha stabilito nella norma di recepimento (REAL DECRETO 1837/2008, de 8 de noviembre), all'articolo 67.7, "No se exigirá legalización por vía diplomática ni «apostilla» del Convenio de La Haya a los documentos oficiales expedidos por las autoridades de otros Estados miembros" (in castigliano) o "No s'exigeix legalització per via diplomàtica ni«postil·la» del Conveni de l'Haia als documents oficials expedits per les autoritats d'altres estats membres" (in catalano) o "Non se exixirá legalización por vía diplomática nin «apostila» do Convenio da Haia aos documentos oficiais expedidos polas autoridades doutros Estados membros" (in galiziano). Come dimostrato da questo esempio, può essere vantaggioso controllare preventivamente presso il destinatario finale del documento se la legalizzazione o l' Apostille siano veramente necessarie, in modo da evitare ogni aggravio procedurale, con le relative conseguenze in termini di tempo ed eventuali costi.
N.B. - Non si tratta di un elenco esaustivo, in quanto esistono numerosi altri accordi e convenzioni di portata settoriale (ad esempio in materia commerciale, civile, penale, tributaria, etc.): quelli elencati sopra sono solo gli accordi e le convenzioni di portata più generale. Per ulteriori ricerche, si può comunque utilizzare il motore di ricerca dell'Archivio dei Trattati internazionali Online ATRIO , predisposto e aggiornato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
 
Riferimenti normativi:
  • D.P.R. 28/12/2000, n. 445
  • D.P.R. 3/11/2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e semplificazione dell'ordinamento dello Stato civile)
  • Convenzione di Atene del 15 settembre 1977
  • Convenzione dell' Aja del 5 ottobre 1961
  • Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968
 

Data pubblicazione il 26/09/2006
Ultima modifica il 20/05/2020 alle 09:31

 
Torna su