Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo di Ancona

Legalizzazione documenti

Area IV
Addetto:   Dott. Alberto Volpe
Addetto: Sig. Gabriele Domenichelli
Ubicazione dell'Ufficio:  Via Matteotti n.46
Email dell'ufficio per  informazioni:   cittadinanza.pref_ancona(at)interno.it
Domicilio digitale Prefettura: protocollo.prefan(at)pec.interno.it
Telefono PER INFORMAZIONI :   071/2282632
Giorni ed orari di ricevimento telefonico:
  • Lunedì   dalle 11:00 alle 13:00
  • Mercoledì dalle11:00 alle 13:00
  • Giovedì dalle 11:00 alle 13:00
  • Venerdì dalle 11:00 alle 13:00
 
Il pubblico viene ricevuto esclusivamente su prenotazione , da effettuarsi con le seguenti modalità:
  • tramite richiesta all'indirizzo e-mail cittadinanza.pref_ancona(at)interno.it ;
  • telefonicamente, al numero 071/2282632, nei giorni di lunedì, mercoledì, giovedì e venerdì, ore 11:00/13:00. 
Fanno eccezione le agenzie funerarie, che per adempimenti urgenti vengono ricevute senza appuntamento dal lunedì al venerdì, ore 9:30/13:00.
 
In alternativa, è possibile utilizzare il servizio postale, trasmettendo per posta o corriere la documentazione da legalizzare o apostillare , avendo cura di indicare un recapito telefonico e di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana da valere all'estero) e di allegare una busta affrancata (in base al peso dei documenti) e indirizzata (in mancanza della quale non si potrà procedere alla restituzione) , oltre alle eventuali marche da bollo necessarie (basandosi sull'apposita guida al trattamento fiscale ).
 
Non è possibile ottenere la rispedizione tramite corriere, Raccomandata, Poste Deliverybox e in generale qualunque forma che comporti per l'Ufficio Legalizzazioni operazioni diverse dall'imbucare nella cassetta postale la busta inviata per la restituzione .
 
L'indirizzo per la spedizione è il seguente:
Prefettura-U.T.G. di Ancona
Ufficio Legalizzazioni
Via Matteotti n. 46
60121 - ANCONA (aggiungere ITALIA, se si scrive dall'estero)
 
È anche possibile consegnare la documentazione da legalizzare o apostillare (confezionata insieme alla busta affrancata e indirizzata per la restituzione, al recapito telefonico e all'indicazione dello Stato estero di destinazione) alla sede centrale della Prefettura-U.T.G. di Ancona, sita in Piazza del Plebiscito n. 13, 5° piano ( e non alla sede in Via Matteotti n. 46 ).
 
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Chi può fare la richiesta:

Chiunque debba far valere all'estero davanti ad autorità estere atti e documenti formati in Italia.

Chiunque debba far valere in Italia atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia.
 
Tempi di erogazione del servizio:
La riconsegna (nel caso di appuntamento) o rispedizione (nel caso di invio a mezzo posta, con le modalità specificate sopra) degli atti e documenti legalizzati o apostillati , avviene nel più breve tempo possibile e comunque entro trenta giorni dalla ricezione (art. 2, comma 2, legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'interno 2 febbraio 1993, n. 284, Tabella allegata al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2012, n. 214).
I termini  possono essere sospesi, per una sola volta e per un periodo non superiore a trenta giorni, per l'acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in possesso dell'amministrazione stessa o non direttamente acquisibili presso altre pubbliche amministrazioni (art. 2, comma 7, legge n. 241/1990). 
 
GENERALITA'
La legalizzazione di firma è definita come "l'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa" (art. 1, comma 1, lettera l), D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, come sostituito dall'art. 1, comma 1, D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137): nel seguito, verranno utilizzati con lo stesso significato i termini "atto", "certificato", "documento" e "documentazione".
 
Come si vede dalla definizione, la legalizzazione (come anche  l'Apostille,  della quale si dirà nel seguito) è in sostanza un'autentica di firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato (o  apostillato).
 
Legalizzazione e  Apostille  si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale (comunitaria, pattizia, etc.): pertanto non possono essere legalizzati o  apostillati  atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una "trasformazione" in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).
 
Di seguito, verranno esaminati separatamente i casi degli atti e documenti italiani da valere all'estero e di quelli esteri da valere in Italia, spiegando le procedure relative e indicando successivamente le particolarità alle quali prestare attenzione.
 
ATTI E DOCUMENTI ITALIANI DA VALERE ALL'ESTERO
 
In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero, devono subire di solito (cioè quando la legge dello Stato di destinazione lo richiede) un doppio procedimento di legalizzazione, il primo da parte dell'organo italiano competente (legalizzazione nazionale, della quale si dirà nel seguito) e il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione: dato però che, per la legge di quello Stato, una o entrambe queste legalizzazioni potrebbero non essere necessarie, si consiglia di informarsi preventivamente presso la relativa rappresentanza diplomatica o consolare.
Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione derivanti da leggi o da accordi internazionali (art. 33, comma 5, D.P.R. n. 445/2000; devono intendersi altresì considerate le normative comunitarie): il caso più importante è la sostituzione della doppia legalizzazione con la formalità unica dell' Apostille .
L' Apostille  è una speciale attestazione, prevista dalla  Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 , che può essere apposta sotto forma di timbro, foglio allegato, adesivo o altro ancora, purché esista una congiunzione materiale fra l'atto o documento e la relativa  Apostille  (o la stessa venga apposta in forma elettronica: c.d. e-Apostille): essa garantisce l'autenticità di un atto pubblico e la qualità legale dell'Autorità rilasciante ed è valida solo fra gli  Stati aderenti alla predetta Convenzione , con le decorrenze per ciascuno Stato indicate  nell'apposita guida .
Tutte le informazioni sull' Apostille  (comprese le date di adesione alla Convenzione dei vari Stati), si trovano nell' Apostille Section  del sito internet della Conferenza dell'Aja sul Diritto Privato Internazionale (HCCH) .
Esistono tuttavia accordi e normative comunitarie più favorevoli, che eliminano cioè anche la formalità dell' Apostille:  i principali sono riportati nel seguito (sezione  Accordi, convenzioni internazionali e normative comunitarie )  e anch'essi valgono ovviamente solo fra gli Stati aderenti e con le relative decorrenze. Sia l'applicazione della Convenzione dell'Aja che quella degli accordi più favorevoli eliminano sempre la necessità della seconda legalizzazione da parte delle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione.

La ripartizione delle competenze per l'apposizione dell' Apostille,  in base alle  designazioni effettuate dall'Italia presso l'HCCH , è la seguente:
  • per gli atti giudiziali (in pratica, tutti quelli che provengono dal Ministero della giustizia) e notarili (compresi quelli rilasciati dagli Archivi notarili), è competente la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione. Per la Provincia di Ancona la competenza appartiene alla Segreteria Civile della Procura presso il Tribunale di Ancona (4° piano, Torre B, stanza n. 7 - Tel. 0715062319);
  • per tutti gli altri atti, è competente la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente interessata (le funzioni prefettizie sono svolte nella Regione Trentino-Alto Adige/Südtirol dai Commissariati di Governo per le Province di Trento e di Bolzano e nella Regione Valle d'Aosta/Vallée d'Aoste dalla Presidenza della Regione).

Se invece è necessaria la legalizzazione nazionale (ovvero in assenza di accordi internazionali più favorevoli e se la legge dello Stato di destinazione lo richiede), essa spetta ai competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o ad altri organi e autorità delegati dallo stesso (art. 33, comma 1, D.P.R. n. 445/2000): molti Ministeri hanno effettuato tali deleghe negli anni '70 e '80 del XX secolo, come si può vedere
  dalla relativa tabella,   ma col tempo denominazioni e competenze ministeriali sono state profondamente modificate; tutto ciò rende non sempre agevole individuare l'organo competente per la legalizzazione.

In linea di massima, in base alle deleghe, la ripartizione di competenze già vista per l'apposizione delle  Apostille  è valida anche per la legalizzazione, ma con alcune eccezioni: la più rilevante per la materia qui trattata è quella delle Camere di commercio, che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato del 12 luglio 2000 (diramato con
  Circolare del 13 luglio 2000 Prot. 651623  del Ministero dell'industria, del commercio e dell'artigianato, corrispondente all'attuale Ministero dello sviluppo economico) e che pertanto provvedono direttamente alla legalizzazione dei loro atti (la Camera di commercio delle Marche ha pubblicato, come molte altre un'apposita pagina web ).

Le rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia sono dunque invitate a rispettare la ripartizione di competenze previste dalla legge italiana (e cioè ad esempio a non richiedere la legalizzazione prefettizia quando la competenza appartiene invece alla Procura presso il Tribunale, come   nel caso delle traduzioni asseverate):   in particolare, sono invitate ad accettare la legalizzazione delle Camere di commercio, senza richiedere una successiva legalizzazione prefettizia, che la normativa italiana non prevede.

È invece, come detto, di competenza prefettizia l'apposizione delle  Apostille  sugli atti e documenti delle Camere di commercio, valide ovviamente solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961.
Gli atti e documenti dei Comuni sono legalizzati dalla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo nella cui provincia ricade il Comune.

Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo abbia una competenza territoriale solitamente limitata su base provinciale, in caso di comprovata necessità e a insindacabile giudizio del personale incaricato del servizio (in quanto si tratta di atto non dovuto), può legalizzare o  apostillare  anche atti e documenti formati fuori dalla sua provincia, purché gli uffici competenti provvedano a trasmettere gli specimen di firma necessari: tuttavia questa procedura è necessariamente più lunga e non sempre è possibile condurla a buon fine, nel qual caso il richiedente dovrà allora rivolgersi alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente.

Nella   pagina web del Servizio Cittadinanza  è  disponibile   una   guida alle forme di legalizzazione e traduzione richieste per l'utilizzo in Italia dei documenti necessari per la richiesta della cittadinanza italiana (cosiddetta  Supertabella),   a seconda dello Stato di provenienza: tale guida può comunque essere utilmente impiegata a fini orientativi anche per altre tipologie di documentazione e per l'utilizzo all'estero di atti e documenti italiani, stante la puntuale indicazione di convenzioni e accordi internazionali applicabili.
 
ATTI E DOCUMENTI ESTERI DA VALERE IN ITALIA
 
Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero (cosiddetta legalizzazione diplomatica o consolare) competenti per lo Stato di provenienza,  senza necessità di ulteriore legalizzazione  (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille  e degli accordi più favorevoli): le rappresentanze diplomatiche o consolari italiane competenti possono essere individuate tramite   il database curato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano .

La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede invece alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille  e degli accordi più favorevoli).

Deve comunque ammettersi la validità degli atti e documenti formati in uno Stato estero che presentino la legalizzazione diplomatica o consolare anche quando sarebbe stata possibile l'apposizione dell' Apostille  (mentre ovviamente non è vero il contrario): in ogni caso, né la legalizzazione diplomatica o consolare né l' Apostille  inficiano la validità degli atti e documenti che sarebbero stati esenti da entrambe; deve altresì ammettersi la validità degli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, che presentino la legalizzazione prefettizia anche quando ne sarebbero stati esenti.
Le circoscrizioni consolari estere in Italia possono essere individuate tramite  gli elenchi curati dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
 
ATTENZIONE
La legalizzazione e l' Apostille  di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso atto o documento), mentre può averla l'atto o documento legalizzato o  apostillato,  in base alle leggi dello Stato di destinazione.
 
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Ancona, devono essere preventivamente autenticati dall' Ufficio Scolastico Regionale per le Marche - Ufficio III - Ambito territoriale di Ancona  ( ex   Provveditorato agli studi di Ancona e successivamente Ufficio Scolastico Provinciale di Ancona), con sede in Via XXV Aprile n. 19 - Ancona, avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo per il successivo utilizzo all'estero.
 
Per gli atti e documenti diretti in Cina (Repubblica Popolare Cinese), si dovrà specificare se si tratta delle Regioni Amministrative Speciali di Hong Kong o Macao (per le quali, in quanto ex colonie rispettivamente britannica e portoghese, continua ad applicarsi la Convenzione dell'Aja sull' Apostille , con la conseguenza che gli atti e documenti  apostillati  potranno essere direttamente utilizzati nelle due Regioni) o di tutto il resto della Cina (nel qual caso gli atti e documenti dovranno essere successivamente legalizzati dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare cinese in Italia, che per la Regione Marche è il   Consolato Generale Cinese in Firenze ).
In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o  apostillare  atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail). 
La   Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione  ha  previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell' art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi certificato da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o  apostillare ), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).
 
Il trattamento fiscale (ovvero l'imposta di bollo) di legalizzazione e  Apostille  dipende dalla natura e dalla finalità degli atti e documenti da legalizzare o  apostillare : si può consultare   una breve guida sull'argomento .

La traduzione degli atti e documenti in e dall'italiano non è di competenza della Prefettura-Ufficio territoriale del Governo: è stata comunque predisposta
  una guida orientativa sull'argomento .
 
Riferimenti normativi e prassi (Circolari, testi ufficiali, etc.):  
 
 
Accordi, convenzioni internazionali e normative comunitarie  (in ordine cronologico crescente):
Per ulteriori ricerche, si può comunque utilizzare il motore di ricerca  dell'Archivio dei Trattati internazionali Online ATRIO , predisposto e aggiornato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
 
ESENZIONI
Per gli atti e documenti pubblici o gli atti e documenti consolari presentati negli Stati membri dell'UE a decorrere dal 16.02.2019, è vigente il Regolamento (UE) 2016/1191 , che prevede l'esenzione da legalizzazione e Apostille per talune tipologie di documenti pubblici in ambito comunitario, oltre a semplificazioni ulteriori in materia di copie autentiche e traduzioni (principalmente attraverso moduli standard opzionali multilingue).
Da notare che - a differenza da quanto previsto dalle suddette convenzioni di Bruxelles, Roma, Budapest e Londra - il Regolamento 2016/1191 ha un ambito di applicazione ristretto ad alcune tipologie di documenti. Si sottolinea inoltre la mancanza di valore legale autonomo dei moduli standard opzionali multilingue: è bene dunque valutare caso per caso se non sia preferibile utilizzare la certificazione rilasciata ai sensi delle predette Convenzioni di Vienna dell'8 settembre 1976 (che dovrebbe essere accettata senza legalizzazione e Apostille anche dagli Stati membri che non vi aderiscono, nonché senza traduzione, ai sensi dell'art. 6, comma 1, lett. a) del Regolamento 2016/1191) e di Monaco del 5 settembre 1980 (quest'ultima solo in caso di adesione dello Stato di destinazione, in quanto specifica per materia), nonché degli altri accordi, convenzioni internazionali o normative comunitarie (come il Regolamento 2201/2003 ), che prevedono il rilascio di certificazione ugualmente esente da legalizzazione e Apostille , ma con valore legale autonomo.
Per un approfondimento, è possibile consultare la guida sull'argomento .
 
Per le altre esenzioni da ogni forma di legalizzazione e dall' Apostille , conseguente ad accordi, convenzioni internazionali o normative comunitarie, si deve fare riferimento alla sopra menzionata Supertabella , facendo attenzione alle decorrenze , illustrate al punto 1 della NOTA ESPLICATIVA in essa contenuta.
 
L'esenzione dalla legalizzazione o dall' Apostille  può anche dipendere dalla normativa interna dello Stato di destinazione: ad esempio la Spagna, per il riconoscimento delle qualifiche professionali ai sensi della  Direttiva 2005/36/CE , ha stabilito nella norma di recepimento  (REAL DECRETO 1837/2008, de 8 de noviembre),  all'articolo 67.7, "No se exigirá legalización por vía diplomática ni «apostilla» del Convenio de La Haya a los documentos oficiales expedidos por las autoridades de otros Estados miembros" (in castigliano) o "No s'exigeix legalització per via diplomàtica ni «postil·la» del Conveni de l'Haia als documents oficials expedits per les autoritats d'altres estats membres" (in catalano) o "Non se exixirá legalización por vía diplomática nin «apostila» do Convenio da Haia aos documentos oficiais expedidos polas autoridades doutros Estados membros" (in gallego).
Si invitano gli interessati preventivamente ad effettuare controlli riguardo eventuali esenzioni da legalizzazioni ed apostille presso il destinatario finale del documento 
 
 
Avviso per le Autorità estere
  Allo scopo di agevolare il controllo da parte delle Autorità estere interessate, si pubblica il   quadro degli specimen   di firma del personale delegato alla legalizzazione e al rilascio delle  Apostille,  nonché dei timbri a olio utilizzati: ognuno dei quattro timbri riprodotti è da ritenersi perfettamente valido.
 
 
 

Data pubblicazione il 26/09/2006
Ultima modifica il 19/08/2021 alle 15:02

 
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