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Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo di Ancona

Legalizzazione documenti

(Le novità sono evidenziate in rosso )
 
GENERALITA'
 
La legalizzazione di firma è definita come "l'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa" (art. 1, comma 1, lettera l), D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, come sostituito dall'art. 1, comma 1, D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137): nel seguito, verranno utilizzati con lo stesso significato i termini "atto", "certificato", "documento" e "documentazione".
 
Come si vede dalla definizione, la legalizzazione (come anche l'Apostille, della quale si dirà nel seguito) è in sostanza un'autentica di firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato (o apostillato).
 
Legalizzazione e Apostille si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale (comunitaria, pattizia, etc.): pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una "trasformazione" in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).
 
Di seguito, verranno esaminati separatamente i casi degli atti e documenti italiani da valere all'estero e di quelli esteri da valere in Italia, spiegando le procedure relative e indicando successivamente le particolarità alle quali prestare attenzione.
 
 
ATTI E DOCUMENTI ITALIANI DA VALERE ALL'ESTERO
 
In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti formati in Italia e da valere all'estero, devono subire di solito (cioè quando la legge dello Stato di destinazione lo richiede) un doppio procedimento di legalizzazione, il primo da parte dell'organo italiano competente (legalizzazione nazionale, della quale si dirà nel seguito) e il secondo dalle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione: dato però che, per la legge di quello Stato, una o entrambe queste legalizzazioni potrebbero non essere necessarie, si consiglia di informarsi preventivamente presso la relativa rappresentanza diplomatica o consolare.
Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione derivanti da leggi o da accordi internazionali (art. 33, comma 5, D.P.R. n. 445/2000; devono intendersi altresì considerate le normative comunitarie): il caso più importante è la sostituzione della doppia legalizzazione con la formalità unica dell' Apostille .
L' Apostille è una speciale attestazione, prevista dalla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 , che può essere apposta sotto forma di timbro, foglio allegato, adesivo o altro ancora, purché esista una congiunzione materiale fra l'atto o documento e la relativa Apostille (o la stessa venga apposta in forma elettronica: c.d. e-Apostille o e-APP): essa garantisce l'autenticità di un atto pubblico e la qualità legale dell'Autorità rilasciante ed è valida solo fra gli Stati aderenti alla predetta Convenzione , con le decorrenze per ciascuno Stato indicate nell'apposita guida .
Tutte le informazioni sull' Apostille (comprese le date di adesione alla Convenzione dei vari Stati), si trovano nell' Apostille Section del sito internet della Conferenza dell'Aja sul Diritto Privato Internazionale (HCCH) .
Esistono tuttavia accordi e normative comunitarie più favorevoli, che eliminano cioè anche la formalità dell' Apostille: i principali sono riportati nel seguito (sezione Accordi, convenzioni internazionali e normative comunitarie ) e anch'essi valgono ovviamente solo fra gli Stati aderenti e con le relative decorrenze. Sia l'applicazione della Convenzione dell'Aja che quella degli accordi più favorevoli eliminano sempre la necessità della seconda legalizzazione da parte delle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello Stato di destinazione.

La ripartizione delle competenze per l'apposizione dell' Apostille, in base alle designazioni effettuate dall'Italia presso l'HCCH , è la seguente:
  • per gli atti giudiziali (in pratica, tutti quelli che provengono dal Ministero della giustizia) e notarili, è competente la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione;
  • per tutti gli altri atti, è competente la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente interessata (le funzioni prefettizie sono svolte nella Regione Trentino-Alto Adige/Südtirol dai Commissariati di Governo per le Province di Trento e di Bolzano e nella Regione Valle d'Aosta/Vallée d'Aoste dalla Presidenza della Regione).

Se invece è necessaria la legalizzazione nazionale (ovvero in assenza di accordi internazionali più favorevoli e se la legge dello Stato di destinazione lo richiede), essa spetta ai competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o ad altri organi e autorità delegati dallo stesso (art. 33, comma 1, D.P.R. n. 445/2000): molti Ministeri hanno effettuato tali deleghe negli anni '70 e '80 del XX secolo, come si può vedere dalla relativa tabella, ma col tempo denominazioni e competenze ministeriali sono state profondamente modificate; tutto ciò rende non sempre agevole individuare l'organo competente per la legalizzazione.

In linea di massima, in base alle deleghe, la ripartizione di competenze già vista per l'apposizione delle Apostille è valida anche per la legalizzazione, ma con alcune eccezioni: la più rilevante per la materia qui trattata è quella delle Camere di commercio, che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato del 12 luglio 2000 (diramato con Circolare del 13 luglio 2000 Prot. 651623 del Ministero dell'industria, del commercio e dell'artigianato, corrispondente all'attuale Ministero dello sviluppo economico) e che pertanto provvedono direttamente alla legalizzazione dei loro atti (la Camera di commercio di Ancona - ora accorpata nella Camera di commercio delle Marche - ha pubblicato, come molte altre , un'apposita pagina web ).

Le rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia sono dunque invitate a rispettare la ripartizione di competenze previste dalla legge italiana (e cioè ad esempio a non richiedere la legalizzazione prefettizia quando la competenza appartiene invece alla Procura presso il Tribunale, come nel caso delle traduzioni asseverate): in particolare, sono invitate ad accettare la legalizzazione delle Camere di commercio, senza richiedere una successiva legalizzazione prefettizia, che la normativa italiana non prevede.

È invece, come detto, di competenza prefettizia l'apposizione delle Apostille sugli atti e documenti delle Camere di commercio, valide ovviamente solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961.
Gli atti e documenti dei Comuni sono legalizzati dalla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo nella cui provincia ricade il Comune.

Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo abbia una competenza territoriale solitamente limitata su base provinciale, in caso di comprovata necessità e a insindacabile giudizio del personale incaricato del servizio (in quanto si tratta di atto non dovuto), può legalizzare o apostillare anche atti e documenti formati fuori dalla sua provincia, purché gli uffici competenti provvedano a trasmettere gli specimen di firma necessari: tuttavia questa procedura è necessariamente più lunga e non sempre è possibile condurla a buon fine, nel qual caso il richiedente dovrà allora rivolgersi alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente.

Nella pagina web del Servizio Cittadinanza è disponibile una guida alle forme di legalizzazione e traduzione richieste per l'utilizzo in Italia dei documenti necessari per la richiesta della cittadinanza italiana (cosiddetta Supertabella), a seconda dello Stato di provenienza: tale guida può comunque essere utilmente impiegata a fini orientativi anche per altre tipologie di documentazione e per l'utilizzo all'estero di atti e documenti italiani, stante la puntuale indicazione di convenzioni e accordi internazionali applicabili.
 
 
ATTI E DOCUMENTI ESTERI DA VALERE IN ITALIA
 
Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero (cosiddetta legalizzazione diplomatica o consolare) competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille e degli accordi più favorevoli): le rappresentanze diplomatiche o consolari italiane competenti possono essere individuate tramite il database curato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano .

La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede invece alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille e degli accordi più favorevoli).

Deve comunque ammettersi la validità degli atti e documenti formati in uno Stato estero che presentino la legalizzazione diplomatica o consolare anche quando sarebbe stata possibile l'apposizione dell' Apostille (mentre ovviamente non è vero il contrario): in ogni caso, né la legalizzazione diplomatica o consolare né l' Apostille inficiano la validità degli atti e documenti che sarebbero stati esenti da entrambe; deve altresì ammettersi la validità degli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia, che presentino la legalizzazione prefettizia anche quando ne sarebbero stati esenti.

Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo di solito legalizzi solo le firme della rappresentanza diplomatica o consolare estera nella cui circoscrizione rientra, in caso di comprovata necessità e a insindacabile giudizio del personale incaricato del servizio (in quanto si tratta di atto non dovuto), può legalizzare anche le firme di rappresentanze diplomatiche o consolari estere fuori dalla sua circoscrizione ( ma solo residenti in Italia ), purché queste ultime abbiano preventivamente trasmesso gli specimen di firma necessari: se ciò non è accaduto, non è possibile effettuare la richiesta d'ufficio e il richiedente dovrà allora rivolgersi a una Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente; le circoscrizioni consolari estere in Italia possono essere individuate tramite gli elenchi curati dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
 
ATTENZIONE

La legalizzazione e l' Apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso atto o documento), mentre può averla l'atto o documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato di destinazione.
 
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Ancona, devono essere preventivamente autenticati dall' Ufficio Scolastico Regionale per le Marche - Ufficio III - Ambito territoriale di Ancona ( ex Provveditorato agli studi di Ancona e successivamente Ufficio Scolastico Provinciale di Ancona), con sede in Via XXV Aprile n. 19 - Ancona, avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo per il successivo utilizzo all'estero.
 
Per gli atti e documenti diretti in Cina (Repubblica Popolare Cinese), si dovrà specificare se si tratta delle Regioni Amministrative Speciali di Hong Kong o Macao (per le quali, in quanto ex colonie rispettivamente britannica e portoghese, continua ad applicarsi la Convenzione dell'Aja sull' Apostille , con la conseguenza che gli atti e documenti apostillati potranno essere direttamente utilizzati nelle due Regioni) o di tutto il resto della Cina (nel qual caso gli atti e documenti dovranno essere successivamente legalizzati dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare cinese in Italia, che per la Regione Marche è il Consolato Generale Cinese in Firenze ).
 
Gli atti e documenti da apostillare devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell' Apostille (punti n. 2, 3, 4 del modello pubblicato - nell'originale francese - nel sito ufficiale dell'HCCH).
 
In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.
Nel caso di atti e documenti scansionati e trasmessi via P.E.C. (posta elettronica certificata) da altre Pubbliche Amministrazioni italiane (principalmente dalla Commissione per le Adozioni Internazionali) direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo (all'indirizzo protocollo.prefan(at)pec.interno.it ), è possibile procedere a un'attestazione di copia analogica di documenti informatici estratti dal programma informatico di gestione documentale in uso all'Ufficio Legalizzazioni (ai sensi dell'art. 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 - C.A.D.) e a una successiva legalizzazione/ Apostille di tale attestazione, procedura differente dalle legalizzazione/ Apostille del documento pervenuto e che potrebbe anche risultare inidonea agli scopi prefissi dall'utente.
 
La Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione ha previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la dicitura «Ai sensi dell' art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato è rilasciato solo per l'estero»: si raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero all'atto della richiesta di qualsiasi certificato da utilizzare al di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o apostillare ), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta (che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali o comunque non suscettibili di alcuna modifica).
 
Il trattamento fiscale (ovvero l'imposta di bollo) di legalizzazione e Apostille dipende dalla natura e dalla finalità degli atti e documenti da legalizzare o apostillare : si può consultare una breve guida sull'argomento .

La traduzione degli atti e documenti in e dall'italiano non è di competenza della Prefettura-Ufficio territoriale del Governo: è stata comunque predisposta una guida orientativa sull'argomento .
 
 

Dirigente Dell'Area:Dott. Michele BASILICATA
Email Dirigente Dell'Area: michele.basilicata(at)interno.it

Area IV bis

Addetto: Dott. Giuseppe Lusuriello
Orari di ricevimento:
  • Lunedì dalle 09:00 alle 12:00
  • Martedì dalle 09:00 alle 12:00
  • Giovedì dalle 09:00 alle 12:00 dalle 14:30 alle 16:30
Ubicazione dell'Ufficio: Via Matteotti n.46
Email dell'ufficio:
Telefoni:

 
N.B. Nel mese di agosto non si effettua apertura pomeridiana


Chi può fare la richiesta:

Chiunque debba far valere all'estero davanti ad autorità estere atti e documenti formati in Italia.

Chiunque debba far valere in Italia atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia.
 

Cosa fare:

Chiunque può presentare senza alcuna delega la documentazione da legalizzare o apostillare direttamente presso l'ufficio, specificando lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana).

È anche possibile trasmettere per posta ordinaria o raccomandata la documentazione da legalizzare o apostillare, avendo cura di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana da valere all'estero) e di allegare una busta affrancata e indirizzata, oltre alle eventuali marche da bollo necessarie. Non è invece possibile servirsi di un corriere , in quanto ciò comporterebbe per la Prefettura-U.T.G. oneri procedimentali troppo gravosi.
 

Documentazione richiesta:

Gli atti e documenti da legalizzare o apostillare ed eventuali marche da bollo che saranno indicate -   in base alla normativa vigente - dal personale incaricato del servizio, oltre a una busta affrancata e indirizzata se si desidera che la documentazione venga rispedita per posta (ovviamente nel caso non sia possibile provvedere a vista o al massimo in giornata).

A giudizio del personale incaricato del servizio e in base alla tipologia della documentazione da legalizzare o apostillare , può essere richiesta un'istanza scritta e motivata, su moduli che verranno forniti all'atto della richiesta: in questo caso, dovrà anche essere esibito un valido documento di identità.
 
 
Tempi di erogazione del servizio:

La riconsegna degli atti e documenti avviene possibilmente a vista o nel più breve tempo possibile, compatibilmente con la mole documentale, l'afflusso di pubblico e la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari, e comunque entro trenta giorni (art. 2, comma 2, legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'interno 2 febbraio 1993, n. 284, Tabella allegata al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2012, n. 214), che possono essere sospesi, per una sola volta e per un periodo non superiore a trenta giorni, per l'acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in possesso dell'amministrazione stessa o non direttamente acquisibili presso altre pubbliche amministrazioni (art. 2, comma 7, legge n. 241/1990).

 
Riferimenti normativi e prassi (Circolari, testi ufficiali, etc.):  
 
 
Accordi, convenzioni internazionali e normative comunitarie (in ordine cronologico crescente):
 
N.B. - Non si tratta di un elenco esaustivo, in quanto esistono numerosi altri accordi e convenzioni di portata settoriale (ad esempio in materia commerciale, civile, penale, tributaria, etc.): quelli elencati sopra sono solo gli accordi e le convenzioni di portata più generale.
Per ulteriori ricerche, si può comunque utilizzare il motore di ricerca dell'Archivio dei Trattati internazionali Online ATRIO , predisposto e aggiornato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
 
Sono esenti da legalizzazione e Apostille gli atti e documenti pubblici formati in Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1969), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977), con le decorrenze per ciascuno Stato indicate nell'apposita guida .

Sono esenti da legalizzazione (l' Apostille non si applica mai agli atti e documenti consolari) gli atti e documenti rilasciati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari di Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia (Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), con le decorrenze per ciascuno Stato indicate nell'apposita guida .

Per gli atti e documenti pubblici formati negli Stati membri dell'UE a decorrere dal 16.02.2019, è vigente il Regolamento 2016/1191 , che prevede l'esenzione da legalizzazione e Apostille per talune tipologie di documenti pubblici in ambito comunitario, oltre a semplificazioni ulteriori in materia di copie autentiche e traduzioni (principalmente attraverso moduli standard opzionali multilingue).

Da notare che - a differenza da quanto previsto dalle suddette convenzioni di Bruxelles, Roma, Budapest e Londra - il Regolamento 2016/1191 ha un ambito di applicazione ristretto ad alcune tipologie di documenti e si applica con certezza solo alla documentazione formata a decorrere dal 16.02.2019; si sottolinea inoltre la mancanza di valore legale autonomo dei moduli standard opzionali multilingue: si invita dunque a valutare caso per caso (soprattutto in fase di prima applicazione del Regolamento) se non sia preferibile utilizzare la certificazione rilasciata ai sensi delle predette Convenzioni di Vienna dell'8 settembre 1976 (che dovrebbe essere accettata senza legalizzazione e Apostille anche dagli Stati membri che non vi aderiscono, nonché senza traduzione, ai sensi dell'art. 6, comma 1, lett. a) del Regolamento 2016/1191) e di Monaco del 5 settembre 1980 (quest'ultima solo in caso di adesione dello Stato di destinazione, in quanto specifica per materia), nonché delle altre convenzioni internazionali e normative comunitarie (come il Regolamento 2201/2003 ), che prevedono il rilascio di certificazione ugualmente esente da legalizzazione e Apostille , ma con valore legale autonomo.
Per un approfondimento, è possibile consultare una guida sull'argomento .

Sono dunque esenti da legalizzazione e Apostille gli atti e documenti pubblici formati in Austria, Bulgaria, Cipro, Croazia, Finlandia, Gran Bretagna, Grecia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia (ovvero gli Stati membri dell'UE che non aderiscono alle predette convenzioni di Bruxelles, Roma e Budapest), solo se appartenenti alle tipologie previste dall'art. 2, commi 1 e 2, del Regolamento 2016/1191 e rilasciati a decorrere dal 16.02.2019 (fatte salve altre convenzioni internazionali o normative comunitarie) .

Sono inoltre esenti da legalizzazione (l' Apostille non si applica mai agli atti e documenti consolari) gli atti e documenti rilasciati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari di Bulgaria, Croazia, Finlandia, Lituania, Slovacchia, Slovenia, Ungheria (ovvero gli Stati membri dell'UE che non aderiscono alle predette convenzioni di Londra e Bruxelles), solo se appartenenti alle tipologie previste dall'art. 2, commi 1 e 2, del Regolamento 2016/1191 e rilasciati a decorrere dal 16.02.2019 (fatte salve altre convenzioni internazionali o normative comunitarie) .
 
L'esenzione dalla legalizzazione o dall' Apostille può anche dipendere dalla normativa interna dello Stato di destinazione: ad esempio la Spagna, per il riconoscimento delle qualifiche professionali ai sensi della Direttiva 2005/36/CE , ha stabilito nella norma di recepimento (REAL DECRETO 1837/2008, de 8 de noviembre),  all'articolo 67.7, "No se exigirá legalización por vía diplomática ni «apostilla» del Convenio de La Haya a los documentos oficiales expedidos por las autoridades de otros Estados miembros" (in castigliano) o "No s'exigeix legalització per via diplomàtica ni «postil·la» del Conveni de l'Haia als documents oficials expedits per les autoritats d'altres estats membres" (in catalano) o "Non se exixirá legalización por vía diplomática nin «apostila» do Convenio da Haia aos documentos oficiais expedidos polas autoridades doutros Estados membros" (in galiziano). Come dimostrato da questo esempio, può essere vantaggioso controllare preventivamente presso il destinatario finale del documento se la legalizzazione o l' Apostille siano veramente necessarie, in modo da evitare ogni aggravio procedurale, con le relative conseguenze in termini di tempo ed eventuali costi.
 
 
 
 
Avviso per le Autorità estere
 
Allo scopo di agevolare il controllo da parte delle Autorità estere interessate, si pubblica il quadro degli specimen di firma del personale delegato alla legalizzazione e al rilascio delle Apostille, nonché dei timbri a olio utilizzati: ognuno dei quattro timbri riprodotti è da ritenersi perfettamente valido.

Data pubblicazione il 26/09/2006
Ultima modifica il 25/07/2019 alle 09:29
 
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