Legalizzazione documenti
Attestazione qualità legale Pubblico Ufficiale che appone la firma su un documento
(Le novità sono
evidenziate in rosso
)
In seguito al perdurare dell'emergenza connessa alla pandemia
COVID-19
e fino a nuovo avviso,
è sospeso il servizio legalizzazioni e
Apostille
con accesso diretto del pubblico
.
È comunque possibile usufruire del servizio postale, trasmettendo
per posta ordinaria o raccomandata la documentazione da legalizzare
o apostillare, avendo cura di specificare lo Stato estero di
destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana da
valere all'estero) e di allegare una busta affrancata e
indirizzata, oltre alle eventuali marche da bollo necessarie.
Non è invece possibile ottenere la rispedizione tramite corriere,
Raccomandata e in generale qualunque forma che comporti per
l'Ufficio legalizzazioni operazioni diverse dall'imbucare la busta
di ritorno nella cassetta postale
.
L'indirizzo per la spedizione è il seguente:
Prefettura-U.T.G. di Ancona
Ufficio Legalizzazioni
Via Matteotti n. 46
60121 - ANCONA (aggiungere ITALIA, se si scrive dall'estero)
Prefettura-U.T.G. di Ancona
Ufficio Legalizzazioni
Via Matteotti n. 46
60121 - ANCONA (aggiungere ITALIA, se si scrive dall'estero)
GENERALITA'
La legalizzazione di firma è definita come "l'attestazione
ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma
sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità
della firma stessa" (art. 1, comma 1, lettera l), D.P.R. 28
dicembre 2000, n. 445, come sostituito dall'art. 1, comma 1, D.P.R.
7 aprile 2003, n. 137): nel seguito, verranno utilizzati con lo
stesso significato i termini "atto", "certificato", "documento" e
"documentazione".
Come si vede dalla definizione, la legalizzazione (come anche
l'Apostille,
della quale si dirà nel seguito) è in sostanza un'autentica di
firma, che non certifica in alcun modo l'autenticità del contenuto
dell'atto legalizzato (o
apostillato).
Legalizzazione e
Apostille
si applicano solo agli atti e documenti pubblici, come definiti
dalla normativa nazionale e internazionale (comunitaria, pattizia,
etc.): pertanto non possono essere legalizzati o
apostillati
atti e documenti privati, se non previamente sottoposti a una
"trasformazione" in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti
dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa,
etc.).
Di seguito, verranno esaminati separatamente i casi degli atti e
documenti italiani da valere all'estero e di quelli esteri da
valere in Italia, spiegando le procedure relative e indicando
successivamente le particolarità alle quali prestare attenzione.
ATTI E DOCUMENTI ITALIANI DA VALERE ALL'ESTERO
In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e
documenti formati in Italia e da valere all'estero, devono subire
di solito (cioè quando la legge dello Stato di destinazione lo
richiede) un doppio procedimento di legalizzazione, il primo da
parte dell'organo italiano competente (legalizzazione nazionale,
della quale si dirà nel seguito) e il secondo dalle rappresentanze
diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da parte dello
Stato di destinazione: dato però che, per la legge di quello Stato,
una o entrambe queste legalizzazioni potrebbero non essere
necessarie, si consiglia di informarsi preventivamente presso la
relativa rappresentanza diplomatica o consolare.
Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione
derivanti da leggi o da accordi internazionali (art. 33, comma 5,
D.P.R. n. 445/2000; devono intendersi altresì considerate le
normative comunitarie): il caso più importante è la sostituzione
della doppia legalizzazione con la formalità unica dell'
Apostille
.
L'
Apostille
è una speciale attestazione, prevista dalla
Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961
, che può essere apposta sotto forma di timbro, foglio allegato,
adesivo o altro ancora, purché esista una congiunzione materiale
fra l'atto o documento e la relativa
Apostille
(o la stessa venga apposta in forma elettronica: c.d. e-Apostille
o e-APP): essa garantisce l'autenticità di un atto pubblico e la
qualità legale dell'Autorità rilasciante ed è valida solo fra gli
Stati aderenti alla predetta Convenzione
, con le decorrenze per ciascuno Stato indicate
nell'apposita guida
.
Tutte le informazioni sull'
Apostille
(comprese le date di adesione alla Convenzione dei vari Stati), si
trovano nell'
Apostille Section
del sito internet della Conferenza dell'Aja sul Diritto Privato
Internazionale (HCCH)
.
Esistono tuttavia accordi e normative comunitarie più favorevoli,
che eliminano cioè anche la formalità dell'
Apostille:
i principali sono riportati nel seguito (sezione
Accordi, convenzioni internazionali e normative comunitarie
)
e anch'essi valgono ovviamente solo fra gli Stati aderenti e con
le relative decorrenze. Sia l'applicazione della Convenzione
dell'Aja che quella degli accordi più favorevoli eliminano sempre
la necessità della seconda legalizzazione da parte delle
rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia da
parte dello Stato di destinazione.
La ripartizione delle competenze per l'apposizione dell' Apostille, in base alle designazioni effettuate dall'Italia presso l'HCCH , è la seguente:
- per gli atti giudiziali (in pratica, tutti quelli che provengono
dal Ministero della giustizia) e notarili, è competente la Procura
della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la
giurisdizione;
- per tutti gli altri atti, è competente la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente interessata (le funzioni prefettizie sono svolte nella Regione Trentino-Alto Adige/Südtirol dai Commissariati di Governo per le Province di Trento e di Bolzano e nella Regione Valle d'Aosta/Vallée d'Aoste dalla Presidenza della Regione).
Se invece è necessaria la legalizzazione nazionale (ovvero in assenza di accordi internazionali più favorevoli e se la legge dello Stato di destinazione lo richiede), essa spetta ai competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o ad altri organi e autorità delegati dallo stesso (art. 33, comma 1, D.P.R. n. 445/2000): molti Ministeri hanno effettuato tali deleghe negli anni '70 e '80 del XX secolo, come si può vedere dalla relativa tabella, ma col tempo denominazioni e competenze ministeriali sono state profondamente modificate; tutto ciò rende non sempre agevole individuare l'organo competente per la legalizzazione.
In linea di massima, in base alle deleghe, la ripartizione di competenze già vista per l'apposizione delle Apostille è valida anche per la legalizzazione, ma con alcune eccezioni: la più rilevante per la materia qui trattata è quella delle Camere di commercio, che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato del 12 luglio 2000 (diramato con Circolare del 13 luglio 2000 Prot. 651623 del Ministero dell'industria, del commercio e dell'artigianato, corrispondente all'attuale Ministero dello sviluppo economico) e che pertanto provvedono direttamente alla legalizzazione dei loro atti (la Camera di commercio delle Marche ha pubblicato, come molte altre , un'apposita pagina web ).
Le rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l'Italia
sono dunque invitate a rispettare la ripartizione di competenze
previste dalla legge italiana (e cioè ad esempio a non richiedere
la legalizzazione prefettizia quando la competenza appartiene
invece alla Procura presso il Tribunale, come
nel caso delle traduzioni asseverate):
in particolare, sono invitate ad accettare la legalizzazione delle
Camere di commercio, senza richiedere una successiva legalizzazione
prefettizia, che la normativa italiana non prevede.
È invece, come detto, di competenza prefettizia l'apposizione delle Apostille sugli atti e documenti delle Camere di commercio, valide ovviamente solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961.
È invece, come detto, di competenza prefettizia l'apposizione delle Apostille sugli atti e documenti delle Camere di commercio, valide ovviamente solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961.
Gli atti e documenti dei Comuni sono legalizzati dalla
Prefettura-Ufficio territoriale del Governo nella cui provincia
ricade il Comune.
Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo abbia una competenza territoriale solitamente limitata su base provinciale, in caso di comprovata necessità e a insindacabile giudizio del personale incaricato del servizio (in quanto si tratta di atto non dovuto), può legalizzare o apostillare anche atti e documenti formati fuori dalla sua provincia, purché gli uffici competenti provvedano a trasmettere gli specimen di firma necessari: tuttavia questa procedura è necessariamente più lunga e non sempre è possibile condurla a buon fine, nel qual caso il richiedente dovrà allora rivolgersi alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente.
Nella pagina web del Servizio Cittadinanza è disponibile una guida alle forme di legalizzazione e traduzione richieste per l'utilizzo in Italia dei documenti necessari per la richiesta della cittadinanza italiana (cosiddetta Supertabella), a seconda dello Stato di provenienza: tale guida può comunque essere utilmente impiegata a fini orientativi anche per altre tipologie di documentazione e per l'utilizzo all'estero di atti e documenti italiani, stante la puntuale indicazione di convenzioni e accordi internazionali applicabili.
Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo abbia una competenza territoriale solitamente limitata su base provinciale, in caso di comprovata necessità e a insindacabile giudizio del personale incaricato del servizio (in quanto si tratta di atto non dovuto), può legalizzare o apostillare anche atti e documenti formati fuori dalla sua provincia, purché gli uffici competenti provvedano a trasmettere gli specimen di firma necessari: tuttavia questa procedura è necessariamente più lunga e non sempre è possibile condurla a buon fine, nel qual caso il richiedente dovrà allora rivolgersi alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente.
Nella pagina web del Servizio Cittadinanza è disponibile una guida alle forme di legalizzazione e traduzione richieste per l'utilizzo in Italia dei documenti necessari per la richiesta della cittadinanza italiana (cosiddetta Supertabella), a seconda dello Stato di provenienza: tale guida può comunque essere utilmente impiegata a fini orientativi anche per altre tipologie di documentazione e per l'utilizzo all'estero di atti e documenti italiani, stante la puntuale indicazione di convenzioni e accordi internazionali applicabili.
ATTI E DOCUMENTI ESTERI DA VALERE IN ITALIA
Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità
estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze
diplomatiche o consolari italiane all'estero (cosiddetta
legalizzazione diplomatica o consolare) competenti per lo Stato di
provenienza,
senza necessità di ulteriore legalizzazione
(art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente
tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le
esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione
stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto
sopra a proposito dell'
Apostille
e degli accordi più favorevoli): le rappresentanze diplomatiche o
consolari italiane competenti possono essere individuate tramite
il database curato dal Ministero degli affari esteri e della
cooperazione internazionale italiano
.
La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede invece alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille e degli accordi più favorevoli).
La Prefettura-Ufficio territoriale del Governo provvede invece alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell' Apostille e degli accordi più favorevoli).
Deve comunque ammettersi la validità degli atti e documenti formati
in uno Stato estero che presentino la legalizzazione diplomatica o
consolare anche quando sarebbe stata possibile l'apposizione dell'
Apostille
(mentre ovviamente non è vero il contrario): in ogni caso, né la
legalizzazione diplomatica o consolare né l'
Apostille
inficiano la validità degli atti e documenti che sarebbero stati
esenti da entrambe; deve altresì ammettersi la validità degli atti
e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza
diplomatica o consolare estera residente in Italia, che presentino
la legalizzazione prefettizia anche quando ne sarebbero stati
esenti.
Sebbene la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo di solito
legalizzi solo le firme della rappresentanza diplomatica o
consolare estera nella cui circoscrizione rientra, in caso di
comprovata necessità e a insindacabile giudizio del personale
incaricato del servizio (in quanto si tratta di atto non dovuto),
può legalizzare anche le firme di rappresentanze diplomatiche o
consolari estere fuori dalla sua circoscrizione (
ma solo residenti in Italia
), purché queste ultime abbiano preventivamente trasmesso gli
specimen di firma necessari: se ciò non è accaduto, non è possibile
effettuare la richiesta d'ufficio e il richiedente dovrà allora
rivolgersi a una Prefettura-Ufficio territoriale del Governo
territorialmente competente; le circoscrizioni consolari estere in
Italia possono essere individuate tramite
gli elenchi curati dal Ministero degli affari esteri e della
cooperazione internazionale italiano.
ATTENZIONE
La legalizzazione e l' Apostille di per sé non hanno scadenza (e dunque è superfluo apporne una seconda allo stesso atto o documento), mentre può averla l'atto o documento legalizzato o apostillato, in base alle leggi dello Stato di destinazione.
Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati
dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private,
con sede nella provincia di Ancona, devono essere preventivamente
autenticati dall'
Ufficio Scolastico Regionale per le Marche - Ufficio III - Ambito
territoriale di Ancona
(
ex
Provveditorato agli studi di Ancona e successivamente Ufficio
Scolastico Provinciale di Ancona), con sede in Via XXV Aprile n. 19
- Ancona, avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio
che gli atti e documenti sono poi destinati alla Prefettura-Ufficio
territoriale del Governo per il successivo utilizzo all'estero.
Per gli atti e documenti diretti in Cina (Repubblica Popolare
Cinese), si dovrà specificare se si tratta delle Regioni
Amministrative Speciali di Hong Kong o Macao (per le quali, in
quanto ex colonie rispettivamente britannica e portoghese, continua
ad applicarsi la Convenzione dell'Aja sull'
Apostille
, con la conseguenza che gli atti e documenti
apostillati
potranno essere direttamente utilizzati nelle due Regioni) o di
tutto il resto della Cina (nel qual caso gli atti e documenti
dovranno essere successivamente legalizzati dalla competente
rappresentanza diplomatica o consolare cinese in Italia, che per la
Regione Marche è il
Consolato Generale Cinese in Firenze
).
Gli atti e documenti da
apostillare
devono avere il nominativo e la qualifica del firmatario indicati
per esteso (non importa se apposti con timbro lineare, computer,
macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono
avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente
emittente (c.d. timbro tondo, anche se può avere altre forme), in
quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell'
Apostille
(punti n. 2, 3, 4 del
modello
pubblicato - nell'originale francese - nel sito ufficiale
dell'HCCH).
In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o
apostillare
atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe
di e-mail); secondo il parere del Dipartimento della Funzione
Pubblica e dell'Agenzia per l'Italia Digitale, l'attuale quadro
normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o
apostillare
atti e documenti firmati digitalmente.
Nel caso di atti e documenti scansionati e trasmessi via P.E.C. (posta elettronica certificata) da altre Pubbliche Amministrazioni italiane (principalmente dalla Commissione per le Adozioni Internazionali) direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo (all'indirizzo protocollo.prefan(at)pec.interno.it ), è possibile procedere a un'attestazione di copia analogica di documenti informatici estratti dal programma informatico di gestione documentale in uso all'Ufficio Legalizzazioni (ai sensi dell'art. 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 - C.A.D.) e a una successiva legalizzazione/ Apostille di tale attestazione, procedura differente dalle legalizzazione/ Apostille del documento pervenuto e che potrebbe anche risultare inidonea agli scopi prefissi dall'utente.
Nel caso di atti e documenti scansionati e trasmessi via P.E.C. (posta elettronica certificata) da altre Pubbliche Amministrazioni italiane (principalmente dalla Commissione per le Adozioni Internazionali) direttamente alla Prefettura-Ufficio territoriale del Governo (all'indirizzo protocollo.prefan(at)pec.interno.it ), è possibile procedere a un'attestazione di copia analogica di documenti informatici estratti dal programma informatico di gestione documentale in uso all'Ufficio Legalizzazioni (ai sensi dell'art. 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 - C.A.D.) e a una successiva legalizzazione/ Apostille di tale attestazione, procedura differente dalle legalizzazione/ Apostille del documento pervenuto e che potrebbe anche risultare inidonea agli scopi prefissi dall'utente.
La
Circolare n. 5/12 del 23 maggio 2012 del Ministro per la pubblica
amministrazione e la semplificazione
ha
previsto che sui certificati rilasciati dalle Pubbliche
amministrazioni italiane da valere all'estero venga apposta la
dicitura «Ai sensi dell' art. 40, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445,
il presente certificato è rilasciato solo per l'estero»: si
raccomanda pertanto di precisare la destinazione per l'estero
all'atto della richiesta di qualsiasi certificato da utilizzare al
di fuori dell'Italia (e dunque normalmente da legalizzare o
apostillare
), controllando che venga apposta esattamente la dicitura suddetta
(che viene omessa solo nel caso si tratti di modelli internazionali
o comunque non suscettibili di alcuna modifica).
Il trattamento fiscale (ovvero l'imposta di bollo) di
legalizzazione e
Apostille
dipende dalla natura e dalla finalità degli atti e documenti da
legalizzare o
apostillare
: si può consultare
una breve guida sull'argomento
.
La traduzione degli atti e documenti in e dall'italiano non è di competenza della Prefettura-Ufficio territoriale del Governo: è stata comunque predisposta una guida orientativa sull'argomento .
Dirigente Dell'Area:Dato non disponibile
Orari di ricevimento:
Email dell'ufficio:
Telefoni:
Area IV bis
Addetto: Dott. Giuseppe LusurielloOrari di ricevimento:
- Lunedì dalle 09:00 alle 12:00
- Martedì dalle 09:00 alle 12:00
- Giovedì dalle 09:00 alle 12:00 dalle 14:30 alle 16:30
Email dell'ufficio:
Telefoni:
N.B. Nel mese di agosto non si effettua apertura pomeridiana
SI ACCEDE AGLI UFFICI SOLO SU APPUNTAMENTO
PER INFORMAZIONI ED APPUNTAMENTI IN MATERIA DI
LEGALIZZAZIONE
Tel.071/2282632 h.11/13
cittadinanza.pref_ancona(at)interno.it
(N.B. si prega di specificare nell'oggetto della mail la
parola legalizzazione per una più rapida gestione della
richiesta)
Chi può fare la richiesta:
Chiunque debba far valere all'estero davanti ad autorità estere atti e documenti formati in Italia.
Chiunque debba far valere in Italia atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia.
Cosa fare:
Chiunque può presentare senza alcuna delega la documentazione da legalizzare o apostillare direttamente presso l'ufficio, specificando lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana).
È anche possibile trasmettere per posta ordinaria o raccomandata la documentazione da legalizzare o apostillare, avendo cura di specificare lo Stato estero di destinazione (nel caso si tratti di documentazione italiana da valere all'estero) e di allegare una busta affrancata e indirizzata, oltre alle eventuali marche da bollo necessarie. Non è invece possibile ottenere la rispedizione tramite corriere, Raccomandata e in generale qualunque forma che comporti per l'Ufficio legalizzazioni operazioni diverse dall'imbucare la busta di ritorno nella cassetta postale .
L'indirizzo per la spedizione è il seguente:
Prefettura-U.T.G. di Ancona
Ufficio Legalizzazioni
Via Matteotti n. 46
60121 - ANCONA (aggiungere ITALIA , se si scrive dall'estero)
Ufficio Legalizzazioni
Via Matteotti n. 46
60121 - ANCONA (aggiungere ITALIA , se si scrive dall'estero)
Documentazione richiesta:
Gli atti e documenti da legalizzare o apostillare ed eventuali marche da bollo che saranno indicate - in base alla normativa vigente - dal personale incaricato del servizio, oltre a una busta affrancata e indirizzata se si desidera che la documentazione venga rispedita per posta (ovviamente nel caso non sia possibile provvedere a vista o al massimo in giornata).
A giudizio del personale incaricato del servizio e in base alla tipologia della documentazione da legalizzare o apostillare , può essere richiesta un'istanza scritta e motivata, su moduli che verranno forniti all'atto della richiesta: in questo caso, dovrà anche essere esibito un valido documento di identità.
Tempi di erogazione del servizio:
La riconsegna degli atti e documenti avviene possibilmente a vista o nel più breve tempo possibile, compatibilmente con la mole documentale, l'afflusso di pubblico e la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari, e comunque entro trenta giorni (art. 2, comma 2, legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'interno 2 febbraio 1993, n. 284, Tabella allegata al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2012, n. 214), che possono essere sospesi, per una sola volta e per un periodo non superiore a trenta giorni, per l'acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in possesso dell'amministrazione stessa o non direttamente acquisibili presso altre pubbliche amministrazioni (art. 2, comma 7, legge n. 241/1990).
La riconsegna degli atti e documenti avviene possibilmente a vista o nel più breve tempo possibile, compatibilmente con la mole documentale, l'afflusso di pubblico e la necessità di acquisire gli specimen di firma necessari, e comunque entro trenta giorni (art. 2, comma 2, legge 7 agosto 1990, n. 241, decreto del Ministro dell'interno 2 febbraio 1993, n. 284, Tabella allegata al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 10 ottobre 2012, n. 214), che possono essere sospesi, per una sola volta e per un periodo non superiore a trenta giorni, per l'acquisizione di informazioni o di certificazioni relative a fatti, stati o qualità non attestati in documenti già in possesso dell'amministrazione stessa o non direttamente acquisibili presso altre pubbliche amministrazioni (art. 2, comma 7, legge n. 241/1990).
Riferimenti normativi e prassi (Circolari, testi ufficiali, etc.):
- D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), specialmente l'art. 33 (Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero)
- D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile, a norma dell'articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127)
- Massimario per l'Ufficiale di Stato Civile (l'ultima edizione è del 2012)
- Circolare del Ministro per la funzione pubblica 20 dicembre 1988, n. 26779, con allegata la Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968
- Apostille Handbook e The ABCs of Apostilles , curati dall'HCCH
Accordi, convenzioni internazionali e normative comunitarie
(in ordine cronologico crescente):
- Convenzione di amicizia e buon vicinato fra l'Italia e San Marino, conclusa a Roma il 31 marzo 1939, come modificata dall'Accordo aggiuntivo alla convenzione di amicizia e di buon vicinato tra l'Italia e San Marino, firmata a Roma il 31 marzo 1939, in materia di assistenza amministrativa, doppia cittadinanza e leva militare, con scambio di lettere tra l'Italia e San Marino, firmato a San Marino il 28 ottobre 1980
- Accordo tra l'Italia ed il Belgio relativo al reciproco rilascio gratuito degli atti di stato civile ed alla abolizione della loro legalizzazione concluso a Roma, a mezzo scambio di Note, il 24 ottobre 1950
- Convenzione per il rilascio di alcuni estratti di atti dello stato civile destinati all'estero, firmata a Parigi il 27 settembre 1956
- Convenzione per il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazioni degli atti di stato civile e allegato, firmata a Lussemburgo il 26 settembre 1957
- Convenzione riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l'Aja il 5 ottobre 1961 (attenzione: la Convenzione non si applica ai documenti compilati da agenti diplomatici o consolari e ai documenti amministrativi concernenti direttamente una operazione commerciale o doganale)
- Accordo tra l'Italia e la Svizzera sull'esenzione dalla legalizzazione, sullo scambio degli atti dello stato civile e sulla presentazione dei certificati occorrenti per contrarre matrimonio, concluso a Berna il 16 novembre 1966
- Convenzione europea (n. 63) relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici o consolari, adottata a Londra il 7 giugno 1968
- Convenzione tra la Repubblica italiana e la Repubblica federale di Germania in materia di esenzione dalla legalizzazione di atti, conclusa a Roma il 7 giugno 1969
- Convenzione relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile, firmata a Vienna l'8 settembre 1976
- Convenzione sull'assistenza giudiziaria in materia civile tra la Repubblica Italiana e la Repubblica Popolare Ungherese, firmata a Budapest il 26 maggio 1977
- Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti, firmata ad Atene il 15 settembre 1977
- Convenzione relativa al rilascio di un certificato matrimoniale, adottata a Monaco il 5 settembre 1980
- Accordo tra la Repubblica italiana e la Spagna sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Madrid il 10 ottobre 1983
- Convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità europee, firmata a Bruxelles il 25 maggio 1987
- Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Roma il 9 dicembre 1987
- Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica d'Austria in materia di esenzione dalla legalizzazione, trasmissione di atti di stato civile e semplificazione delle formalità preliminari per contrarre matrimonio, firmato a Vienna il 29 marzo 1990
- Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012
N.B. - Non si tratta di un elenco esaustivo, in quanto esistono
numerosi altri accordi e convenzioni di portata settoriale (ad
esempio in materia commerciale, civile, penale, tributaria, etc.):
quelli elencati sopra sono solo gli accordi e le convenzioni di
portata più generale.
Per ulteriori ricerche, si può comunque utilizzare il motore di ricerca dell'Archivio dei Trattati internazionali Online ATRIO , predisposto e aggiornato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
Per ulteriori ricerche, si può comunque utilizzare il motore di ricerca dell'Archivio dei Trattati internazionali Online ATRIO , predisposto e aggiornato dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale italiano.
Sono esenti da legalizzazione e
Apostille
gli atti e documenti pubblici formati in Belgio, Danimarca,
Estonia, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del
25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1969),
Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977), con le
decorrenze per ciascuno Stato indicate
nell'apposita guida
.
Sono esenti da legalizzazione (l'
Apostille
non si applica mai agli atti e documenti consolari) gli atti e
documenti rilasciati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari
di Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania,
Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein,
Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia,
Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Russia (o Federazione Russa),
Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia (Convenzione di Londra del 7
giugno 1968 o Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), con le
decorrenze per ciascuno Stato indicate
nell'apposita guida
.
Per gli atti e documenti pubblici formati negli Stati membri
dell'UE a decorrere dal 16.02.2019, è vigente il
Regolamento 2016/1191
, che prevede l'esenzione da legalizzazione e
Apostille
per talune tipologie di documenti pubblici in ambito comunitario,
oltre a semplificazioni ulteriori in materia di copie autentiche e
traduzioni (principalmente attraverso moduli standard opzionali
multilingue).
Da notare che - a differenza da quanto previsto dalle suddette
convenzioni di Bruxelles, Roma, Budapest e Londra - il Regolamento
2016/1191 ha un ambito di applicazione ristretto ad alcune
tipologie di documenti e si applica con certezza solo alla
documentazione formata a decorrere dal 16.02.2019; si sottolinea
inoltre la mancanza di valore legale autonomo dei moduli standard
opzionali multilingue: si invita dunque a valutare caso per caso
(soprattutto in fase di prima applicazione del Regolamento) se non
sia preferibile utilizzare la certificazione rilasciata ai sensi
delle predette Convenzioni di Vienna dell'8 settembre 1976 (che
dovrebbe essere accettata senza legalizzazione e
Apostille
anche dagli Stati membri che non vi aderiscono, nonché senza
traduzione, ai sensi dell'art. 6, comma 1, lett. a) del Regolamento
2016/1191) e di Monaco del 5 settembre 1980 (quest'ultima solo in
caso di adesione dello Stato di destinazione, in quanto specifica
per materia), nonché delle altre convenzioni internazionali e
normative comunitarie (come il
Regolamento 2201/2003
), che prevedono il rilascio di certificazione ugualmente esente da
legalizzazione e
Apostille
, ma con valore legale autonomo.
Per un approfondimento, è possibile consultare una guida sull'argomento .
Per un approfondimento, è possibile consultare una guida sull'argomento .
Sono dunque esenti da legalizzazione e
Apostille
gli atti e documenti pubblici formati in Austria, Bulgaria, Cipro,
Croazia, Finlandia, Grecia, Lituania, Lussemburgo, Malta,
Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania,
Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia (ovvero gli Stati membri
dell'UE che non aderiscono alle predette convenzioni di Bruxelles,
Roma e Budapest),
solo se appartenenti alle tipologie previste dall'art. 2, commi 1 e
2, del Regolamento 2016/1191 e rilasciati a decorrere dal
16.02.2019 (fatte salve altre convenzioni internazionali o
normative comunitarie)
.
Sono inoltre esenti da legalizzazione (l'
Apostille
non si applica mai agli atti e documenti consolari) gli atti e
documenti rilasciati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari
di Bulgaria, Croazia, Finlandia, Lituania, Slovacchia, Slovenia,
Ungheria (ovvero gli Stati membri dell'UE che non aderiscono alle
predette convenzioni di Londra e Bruxelles),
solo se appartenenti alle tipologie previste dall'art. 2, commi 1 e
2, del Regolamento 2016/1191 e rilasciati a decorrere dal
16.02.2019 (fatte salve altre convenzioni internazionali o
normative comunitarie)
.
L'esenzione dalla legalizzazione o dall'
Apostille
può anche dipendere dalla normativa interna dello Stato di
destinazione: ad esempio la Spagna, per il riconoscimento delle
qualifiche professionali ai sensi della
Direttiva 2005/36/CE
, ha stabilito nella norma di recepimento
(REAL DECRETO 1837/2008, de 8 de noviembre),
all'articolo 67.7, "No se exigirá legalización por vía diplomática
ni «apostilla» del Convenio de La Haya a los documentos oficiales
expedidos por las autoridades de otros Estados miembros" (in
castigliano) o "No s'exigeix legalització per via diplomàtica ni
«postil·la» del Conveni de l'Haia als documents oficials expedits
per les autoritats d'altres estats membres" (in catalano) o "Non se
exixirá legalización por vía diplomática nin «apostila» do Convenio
da Haia aos documentos oficiais expedidos polas autoridades doutros
Estados membros" (in gallego). Come dimostrato da questo esempio,
può essere vantaggioso controllare preventivamente presso il
destinatario finale del documento se la legalizzazione o l'
Apostille
siano veramente necessarie, in modo da evitare ogni aggravio
procedurale, con le relative conseguenze in termini di tempo ed
eventuali costi.
Avviso per le Autorità estere
Allo scopo di agevolare il controllo da parte delle Autorità estere
interessate, si pubblica il
quadro degli specimen
di firma del personale delegato alla legalizzazione e al rilascio
delle
Apostille,
nonché dei timbri a olio utilizzati: ognuno dei quattro timbri
riprodotti è da ritenersi perfettamente valido.
Data pubblicazione il 26/09/2006
Ultima modifica il 10/03/2021 alle 08:40
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